Reservas

Qué es#

Tu página de pedidos recibe una segunda dirección: tu-restaurante.flavoso.com/reserve. Allí el cliente elige el número de personas, el día y la hora y deja su nombre y su correo, si quiere también su teléfono, una ocasión (un cumpleaños, por ejemplo) y un comentario.

En un ordenador, a la izquierda está la tarjeta de tu restaurante, con logo, dirección y ruta, el horario de hoy, el teléfono y el camino a la carta, y a la derecha los pasos. En un teléfono todo va uno debajo de otro, y en la ventana integrada en tu web solo aparecen los pasos.

Cada día de las próximas semanas está en la barra de días, también aquellos en que no se puede: los días de descanso y los días especiales aparecen como «cerrado», los días completos como «lleno» y hoy como «pasado» en cuanto ya no se puede reservar nada. Así el cliente sabe si otro día puede tener suerte o si mejor llama.

Solo se ofrecen horas dentro de tu horario, desde la apertura según el intervalo elegido hasta la última reserva antes del cierre, y solo donde aún queda una mesa libre para exactamente ese número de personas. Las horas aparecen ordenadas por momento del día, mediodía y noche por separado. Si no has introducido ningún horario, la página no ofrece ninguna hora, sino tu número de teléfono. Si falta un dato o no encaja, el motivo aparece junto al campo, y todo lo demás sigue rellenado.

Las reservas forman parte del plan Pro, junto con el QR de mesa y la pantalla de cocina.

Activarlo y ajustarlo#

En el panel, en Ajustes, pestaña Reservas. Arriba del todo está el interruptor «Reservas online» con una frase que resume cómo lo tienes, por ejemplo «Tus clientes reservan online hasta 8 personas, de 2 h a 30 días de antelación. Tú confirmas cada reserva.» Mientras esté apagado, la página de reservas dice que ahora mismo no se puede; apuntar reservas a mano siempre funciona. Como la página de pedidos, además solo acepta reservas cuando has introducido el aviso legal y la política de privacidad; hasta entonces los clientes ven «Esta página se está preparando» y tú la ves como vista previa. Las reservas existentes se pueden seguir viendo y cancelando.

Debajo hay cuatro apartados, Aceptación, Horarios, Mesas y Clientes, y al final «Compartir». Cada cambio se guarda al momento. Si faltan horarios o la antelación mínima es mayor que el periodo reservable, aparece una línea corta bajo el interruptor, con un enlace al sitio correcto.

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   Activarlo

   Pon el interruptor «Reservas online» en activado.

   Panel, Ajustes, Reservas

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   Revisar el horario

   Sin horario de apertura, la página de reservas no ofrece ni una sola hora. Los días especiales y las vacaciones valen para las reservas igual que para los pedidos.

   Panel, Ajustes, Horarios

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   Elegir la aceptación

   «Confirmo yo» o «Confirmar automáticamente». Confirmar tú significa: el cliente lee «te responderemos», y tú confirmas o rechazas en el tablero. Automáticamente significa: si hay una mesa libre, la reserva vale al momento. Al lado, el grupo más grande online; los grupos más grandes leen «llama, por favor».

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   Fijar los horarios

   Como frases con una elección: cuánto tiempo cuenta una mesa como ocupada (90 minutos es lo habitual), en qué intervalos se ofrecen las horas (contando desde la apertura), con cuánta poca y cuánta antelación máxima se puede reservar y cuándo empieza la última reserva antes del cierre. En «Más» hay una duración mayor para grupos grandes, por ejemplo 150 minutos a partir de seis personas.

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   Revisar las mesas

   El apartado Mesas muestra cuántas mesas con cuántas plazas hay y lleva a «Editar mesas». Introduce allí las plazas de cada mesa; con eso Flavoso calcula qué grupo cabe dónde. Si se pueden juntar mesas, y cuántas, lo decides en el apartado Mesas. Allí decides también qué pueden elegir los clientes al reservar: nada, una zona o una mesa. Funciona en cuanto tus mesas están en un plano.

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   Clientes

   Si el teléfono es obligatorio (si no, basta el correo) y si el cliente recibe un recordatorio antes de su reserva: 2, 4, 24 o 48 horas antes, o ninguno. Por defecto, un día antes.

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   Repartir el enlace

   En «Compartir», copia el enlace de reservas y ponlo en el folleto, en tu ficha de Google y en tu perfil de redes sociales. O pon el código de integración en tu propia web.

Cómo se calcula la ocupación#

En mesas. Un grupo solo se puede reservar online si cabe en una mesa libre. Dos mesas de cuatro no hacen una mesa de ocho, aunque haya ocho plazas libres.

Las plazas de una mesa las introduces en Mesas y QR. Una mesa sin dato cuenta con el valor por defecto que ajustas en el apartado Mesas, en «Más».

Juntar mesas está permitido en cuanto lo activas, y solo hasta el número que eliges al lado. Antes, un grupo más grande lee «llama, por favor», con tu número, y tú decides por teléfono.

Cuántas personas pueden reservar online como máximo aparece en una frase bajo el grupo más grande online. Si pones ahí más de lo que da tu sala, la frase te lo dice al momento.

Plazas a la vez es un límite adicional para toda la noche, por ejemplo cuando la cocina llega a su límite antes que la sala. Sin mesas es el único límite, por eso aparece directamente en el apartado Mesas; con mesas, en «Más».

Una reserva ocupa toda su duración, no solo su hora de inicio. Un grupo de 19:00 a 20:30 bloquea también las 19:30 y las 20:00.

Los grupos grandes se quedan más. Si en Horarios, «Más», fijas una duración propia a partir de cierto número de personas, ese grupo ocupa su mesa más tiempo, online igual que por teléfono.

Si dos clientes reservan la última mesa en el mismo segundo, solo uno la consigue. El otro lee que esa hora acaba de ocuparse y ve al momento las horas que siguen libres. Si alguien envía dos veces el mismo formulario, sigue habiendo una sola reserva.

Los estados y lo que ve el cliente#

Cada reserva tiene exactamente un estado, y lo que puedes hacer con ella sigue una regla fija, igual en el tablero, en la app y a través de la API. Lo que ahora no se puede ni siquiera se ofrece.

• Solicitud: solo si confirmas cada reserva tú mismo. Confirmas o rechazas, hasta que termina su hora. El cliente lee en su página «Tu solicitud ha llegado».
• Confirmada: la mesa está reservada. «Han llegado» funciona desde una hora antes del inicio. El cliente lee «Tu mesa está reservada», el mismo día «Hoy es el día» y poco antes «Ya casi es la hora».
• Sentados: después de «Han llegado». Luego viene «Se fueron», o deshaces la llegada. Ambos son una opción, no una obligación: si nunca los pulsas, la reserva aparece sin más como pasada cuando termina su hora.
• Se fueron: el grupo ha terminado. Deshacerlo se puede hasta doce horas después del final. El cliente lee «Gracias por tu visita».
• No se presentó: solo desde el inicio, nunca antes. «Al final vino» lo deshace, hasta doce horas después del inicio. El cliente lee un neutro «Esta reserva ha caducado», nunca un reproche.
• Rechazada: una solicitud para la que no tienes mesa. Definitivo. El cliente lee «Lo sentimos, no hay mesa libre» y tu mensaje, si escribiste uno.
• Cancelada: definitivo, cancele quien cancele. El cliente lee si canceló él mismo o fuisteis vosotros, y tu mensaje, si lo hay. No hay una segunda cancelación ni vuelta atrás; si el cliente viene igualmente, apuntas una reserva nueva.

La noche en el tablero#

En Reservas, arriba está el día, con flechas para el día anterior y el siguiente, «Hoy» y un selector de fecha, y al lado las cifras del día: reservas, comensales y solicitudes abiertas. Debajo, las próximas dos semanas forman una barra; ahí solo cuentan las reservas que siguen valiendo.

Las solicitudes abiertas forman una franja propia encima, sea cual sea su día, con Confirmar y Rechazar justo al lado.

Puedes cambiar entre Lista, Horario y Plano de sala, y el navegador recuerda tu elección. La lista está agrupada por hora. El horario muestra una fila por mesa a lo largo de la noche, de la apertura al cierre, cada reserva como una barra tan larga como su duración y del color de su estado, y arriba del todo una fila «Sin mesa»; con un plano, las filas van agrupadas por sala. En un teléfono se desplaza hacia los lados sin que la página se mueva. El plano se explica más abajo, en el apartado «Plano de sala».

Cada tarjeta muestra la hora, el nombre, las personas, las mesas o «Sin mesa», el estado, la ocasión y un signo para la petición del cliente, con un candado para la nota del equipo. Si el cliente pulsó «Voy» en el recordatorio, la tarjeta lleva «Viene» con una marca. Si el mismo cliente (mismo correo o teléfono) ya no se presentó alguna vez, aparece como «1× no se presentó».

Cada tarjeta tiene un botón principal acorde con su estado: Confirmar y Rechazar en una solicitud, Han llegado poco antes de la hora, Se fueron en un grupo sentado. Todo lo demás está en el menú «…», que solo muestra lo que ahora se puede. Se cierra después de cada acción.

Rechazar, cancelar, no se presentó y eliminar preguntan antes. Al rechazar o cancelar puedes añadir un mensaje para el cliente, que aparece en su correo y en su página. Al cancelar eliges quién cancela: «Tenemos que cancelar» envía al cliente una cancelación, «El cliente canceló» sirve para la llamada en la que cancela él mismo y solo le envía la confirmación de su cancelación.

Un clic en la tarjeta abre el panel lateral, a la derecha en el ordenador y desde abajo en el teléfono: todos los datos, llamar y escribir un correo, las mesas, las acciones y el historial. Allí ves cuándo se creó la reserva, quién la confirmó, cuándo cambiaron las mesas y qué correos salieron, el recordatorio y si el cliente confirmó.

Editar cambia en el panel la fecha, la hora, las personas, la duración, el nombre, el teléfono, el correo, la petición del cliente y la nota del equipo. Si cambian la hora o las personas, el cliente recibe un correo de que su reserva ha cambiado; puedes desmarcar esa casilla. Si una mesa ya está ocupada a la nueva hora, el panel te lo dice.

Lo cancelado, rechazado y no presentado aparece atenuado en un apartado propio bajo la lista, que puedes desplegar. La búsqueda sobre la lista abarca todos los días, por nombre, teléfono, correo, número, petición del cliente o nota del equipo. Lo nuevo aparece solo, sin recargar.

Asignar mesas#

El botón de mesa en la tarjeta o en el panel abre la selección de mesas en una ventana propia. Muestra todas las mesas con sus plazas, agrupadas por sala si hay un plano. Una mesa que alguien ya tiene a la hora de esta reserva aparece bloqueada, con el nombre y la hora de quien la tiene.

Mientras eliges, la selección dice qué significa: «4 personas · 4 plazas elegidas», «Faltan 2 plazas» o «6 plazas más de las necesarias». Si eliges más mesas de las que quieres juntar, o si una sola mesa elegida ya basta, aparece un aviso. La sugerencia de arriba elige con un clic las mesas que tomaría Flavoso.

«Aplicar» guarda y cierra; Escape o un clic fuera cierran sin guardar. Una mesa ocupada solo se elige a propósito: «Permitir mesas ocupadas» la hace seleccionable, y la mesa queda asignada dos veces.

El servidor también comprueba: una mesa tiene que ser de tu negocio, y una ocupada solo pasa si la elegiste así. Si se borra una mesa, desaparece también de las reservas que la tenían.

Plano de sala#

Si hay un plano en Mesas (ver el capítulo «Mesas y QR»), el tablero tiene una tercera vista: Plano de sala. Arriba eliges la sala, debajo ajustas la hora con el control deslizante, en cuartos de hora de la apertura al cierre. «Ahora» vuelve a la hora actual.

Cada mesa muestra cómo está a esa hora, en color, con la leyenda encima: solicitada (discontinua), reservada, sentados, libre pronto en la última media hora de un grupo sentado, y con retraso cuando un grupo no ha llegado diez minutos después del inicio; el retraso solo aparece a la hora actual. Bajo el nombre pone quién viene, por ejemplo «19:00 · 4», y en una mesa libre «hasta las 20:00» si más tarde se sienta alguien. Si dos grupos coinciden a la vez en una mesa, aparece con borde rojo.

Un clic en una mesa muestra al lado, en el teléfono debajo, sus reservas de ese día. Cada una abre el panel, y «Mover» la lleva a otra mesa. En «Poner una reserva aquí» están los grupos del día sin mesa; un clic sienta a uno de ellos en esta mesa.

Los grupos sin mesa a la hora elegida aparecen encima del plano. Toca uno y luego la mesa; en el ordenador también puedes arrastrarlo directamente. Las mesas ocupadas a esa hora o demasiado pequeñas se ven pálidas. Aun así se puede tocar cualquiera: si es pequeña, Flavoso pregunta, y si está ocupada, la pregunta dice quién la tiene antes de que la asignes dos veces. El servidor comprueba lo mismo que en la selección de mesas.

Con salas, la selección de mesas y el horario también agrupan sus mesas por sala. Si un cliente eligió una zona al reservar, aparece en su tarjeta y en el panel, por ejemplo «Prefiere: Terraza», hasta que tenga mesa allí. Si recibe una mesa en otra sala, el aviso aparece en amarillo.

Qué pueden elegir los clientes al reservar se ajusta en Ajustes, Reservas, en el apartado Mesas, o en el propio plano: nada (tú repartes las mesas), una zona, por ejemplo Interior o Terraza, o una mesa. Una zona necesita al menos dos salas que los clientes puedan elegir, una mesa necesita mesas en el plano; si falta algo, una frase bajo la elección explica por qué los clientes aún no ven nada.

En la página de reservas, la elección viene después de la hora. Con zona, el cliente ve las salas con «libre» o «completo»; con mesa, el plano de la sala: las mesas libres para tocar, y en gris las ocupadas, las demasiado pequeñas y las no reservables online. «Me da igual» deja elegir al restaurante. Solo se ofrece lo que es reservable online y encaja con el grupo, y las mesas solo se juntan dentro de una misma sala.

Si dos clientes toman la misma mesa en el mismo segundo, solo uno la consigue. El otro lee que la mesa se acaba de ocupar, ve al momento lo que sigue libre, y sus datos se mantienen. Lo mismo vale para una zona cuya última mesa se va en ese momento.

Llamadas y clientes sin reserva#

«Nueva reserva» arriba en el tablero abre el formulario para llamadas. Eliges fecha, personas y hora en la misma cuadrícula que ve el cliente en la página de reservas, y las mesas libres que encajan ya vienen preseleccionadas. Para la excepción, una celebración privada por ejemplo, introduces cualquier hora en «Otra hora»; si a esa hora no hay mesa libre, el formulario avisa, y aun así puedes apuntarla. Hay dos campos de texto: la «Petición del cliente» aparece en su confirmación y en su página, la «Nota del equipo» solo la ve el equipo, en el tablero y en la app.

Si introduces un correo, el cliente recibe la misma confirmación que con una reserva online, con el enlace a su reserva y el recordatorio.

«Cliente sin reserva» es para quien entra sin más: personas y mesa, el nombre es opcional. El grupo queda sentado desde ya y ocupa su mesa, para que nadie la reserve online a la misma hora.

La hora vale siempre en la zona horaria de tu negocio, también después del cambio de hora y también si la apuntas desde fuera.

Cuando el cliente quiere cambiar#

En la página de su reserva, el cliente puede elegir «Cambiar»: otra hora, otro día u otro número de personas, con la misma selección que al reservar. Valen los mismos límites, y su sitio actual cuenta como libre.

Si confirmas cada reserva tú mismo, se convierte en una solicitud: la reserva existente sigue valiendo, y la tarjeta muestra por ejemplo «Solicitud de cambio: 19:30 en lugar de 19:00, 4 en lugar de 2 personas» con Aceptar y Rechazar. Aceptar comprueba otra vez si hay mesa libre. El cliente recibe un correo en ambos casos. Si confirmas automáticamente, el cambio se aplica al momento y recibe el correo «cambiada».

Cambiar online se puede hasta la antelación mínima antes del inicio que fijaste en Horarios. Después, y para grupos por encima del grupo más grande online, al cliente le quedan cancelar o llamar. Puede retirar una solicitud abierta en cualquier momento antes del inicio.

Si las mesas anteriores ya no encajan tras un cambio, se liberan, y la tarjeta muestra «Sin mesa».

Recordatorio con «Voy»#

Antes de su reserva, el cliente recibe un recordatorio, tantas horas antes como hayas ajustado, por defecto un día. Solo se envía a reservas confirmadas, una sola vez, y no a quien reservó después de ese momento.

El recordatorio tiene dos botones: «Voy» y «Cancelar». Si pulsa «Voy», su tarjeta en el tablero lleva «Viene» con una marca. Ambos abren la página de su reserva con una pregunta y un botón grande; solo cuenta su clic ahí. Así ningún buzón que abra enlaces por su cuenta activa nada, ni siquiera uno que los revise en un navegador real.

Se envía sin que hagas nada: cada cinco minutos Flavoso mira qué toca. No tienes que configurar nada.

Qué recibe el cliente#

Tras enviar, el cliente ve un resumen con el día, la hora, las personas, el nombre y el número de reserva, además de «Añadir al calendario» y «Ver la reserva». Recibe los mismos datos al momento por correo.

Cada correo llega con la imagen de tu restaurante: tu nombre como remitente, tu logo o tu inicial arriba, los botones en tu color de marca, los datos en una pequeña tabla, tu dirección y tu contacto abajo. Llega en el idioma en el que reservó. Si responde, la respuesta va al correo que indicaste en Contacto y legal.

Recibe un correo en cada paso que le afecta: confirmada, rechazada, cancelada por vosotros, el acuse de su propia cancelación, cambiada, cambio solicitado, cambio rechazado, y el recordatorio. Han llegado, Se fueron y No se presentó no envían nada.

El botón de cada correo lleva a la página de su reserva, con el color y el logo de tu restaurante. En un ordenador, a la izquierda está la reserva con el estado, la fecha, la hora, las personas, el nombre y el número, y debajo botones del mismo tamaño: «Añadir al calendario», «Cambiar» y «Cancelar». A la derecha está tu restaurante con dirección, ruta, teléfono y carta. En un teléfono aparece debajo.

Cada estado tiene allí su propia frase: solicitada, confirmada, cambio solicitado, hoy, pronto, ahora, terminada con agradecimiento y «Reservar de nuevo», caducada, rechazada, cancelada por él, cancelada por vosotros con tu mensaje, y eliminada por el restaurante.

El enlace «Cancelar» del correo abre la página de su reserva con la pregunta de si quiere cancelar y un botón grande «Sí, cancelar». Solo ese clic cancela, nunca el mero hecho de abrir la dirección. Cancelar se puede hasta el inicio; después, el cliente debe llamar. Recibe un acuse, y tú un aviso.

La entrada de calendario existe mientras la reserva vale, y el archivo se llama en su idioma. Para una reserva cancelada, rechazada o pasada hay en su lugar una frase corta.

Abajo en la página están tu aviso legal y tu política de privacidad, como en la página de pedidos. Además, discretamente, «Reserva a través de Flavoso» en la página, «Enviado a través de Flavoso» al pie de los correos y «via Flavoso» detrás de tu nombre como remitente; nada de ello en el plan Premium.

Cancelar o eliminar#

Cancelar y eliminar son dos cosas distintas. Una reserva futura se cancela: el cliente recibe un correo, la mesa queda libre, y la reserva se queda como constancia.

Eliminar se puede en reservas rechazadas, canceladas, terminadas o no presentadas, y en todo aquello cuya hora ya pasó. Se borran el nombre, el teléfono, el correo, la petición del cliente y la nota del equipo, y la reserva desaparece del tablero, la app, la exportación y las cifras.

Si el cliente abre después su enlace, lee «El restaurante eliminó esta reserva», con el nombre, el logo, el teléfono y la dirección de tu restaurante y un botón para una reserva nueva. Solo un enlace que nunca existió lleva a una página neutra.