Reservas

Qué es#

Tu página de pedidos recibe una segunda dirección: tu-restaurante.flavoso.com/reserve. Ahí el cliente elige el número de personas, el día y la hora, y deja nombre y teléfono o correo.

Solo se ofrecen horas que caen dentro de tus horarios y en las que aún hay sitio para exactamente ese número de personas. Los días especiales y las vacaciones cuentan igual que para los pedidos.

Las reservas pertenecen al plan Pro, junto con el QR de mesa y la pantalla de cocina.

Activarlo#

En el panel, en Ajustes, pestaña Reservas. Mientras el interruptor esté apagado, la página de reservas dice que ahora mismo no hay nada; anotar a mano se puede siempre.

1. 1

   Activar

   Pon «Aceptar reservas» en activado.

   Panel, Ajustes, Reservas

2. 2

   Elegir el flujo

   Solo confirmar, o con llegada y cierre. Solo confirmar significa que haces como mucho un clic por reserva, y lo que ya pasó baja solo. Es lo predeterminado y lo adecuado para la mayoría de locales.

3. 3

   Fijar la duración

   Cuánto tiempo cuenta una mesa como ocupada. 90 minutos es lo habitual.

4. 4

   Elegir el intervalo

   En qué pasos se ofrecen las horas. 30 minutos significa 18:00, 18:30, 19:00 y así.

5. 5

   Poner la antelación

   Con cuántas horas de antelación como mínimo se puede reservar, y con cuántos días como máximo.

6. 6

   Revisar las mesas

   En Mesas y QR, indica las plazas de cada mesa. Con eso Flavoso calcula qué grupo cabe dónde.

7. 7

   Decidir sobre juntar mesas

   Desactivado significa que online solo se puede reservar lo que cabe en una sola mesa. Activado significa que se pueden juntar mesas, hasta el número indicado al lado.

8. 8

   Repartir el enlace

   Copia el enlace de reserva y ponlo en el flyer, en tu ficha de Google y en tu perfil social. O pon el código de integración en tu propia web.

Cómo se calcula la ocupación#

En mesas. Un grupo solo es reservable online si cabe en una mesa libre. Dos mesas de cuatro no hacen una mesa de ocho, aunque haya ocho plazas libres.

Las plazas de una mesa se indican en Mesas y QR, directamente en la fila de la mesa. Una mesa sin dato cuenta con el valor por defecto de los ajustes de reservas.

Juntar mesas se permite en cuanto lo activas, y solo hasta el número que pongas al lado. Antes de eso un grupo mayor lee por favor llame, y decides tú por teléfono.

Cuántas personas pueden reservar online como máximo se indica en una frase debajo de los campos. Si en grupo más grande online pones más de lo que da tu sala, el recuadro te lo dice al momento.

Plazas a la vez es un tope adicional para toda la noche, por ejemplo cuando la cocina llega a su límite antes que la sala. Sin lista de mesas es el único límite que hay.

Una reserva ocupa toda su duración, no solo su hora de inicio. Un grupo de 19:00 a 20:30 bloquea por tanto también las 19:30 y las 20:00.

La noche en el panel#

En Reservas cada día es su propia pestaña, con el número al lado. Hoy viene preseleccionado, y la barra empieza en hoy. Los días pasados están tras la pestaña Anteriores, catorce días atrás.

La lista de un día está dividida en secciones. Arriba Esperados, o sea todo lo que aún viene. Debajo, plegado, Pasados, y del todo abajo Cancelados y no presentados. Así no hay nada que ya no vaya a venir entre las reservas en marcha.

A quien se espera y lleva más de diez minutos de retraso se le pone un borde ámbar y la palabra con retraso. A partir de tres reservas hay además una barra por hora encima de la lista con el número de comensales, para ver cuándo se aprieta.

El campo de búsqueda sobre la lista abarca todos los días cargados, no solo el elegido. Busca en nombre, teléfono, correo, número de reserva y nota. En un resultado, la fecha sale en la fila.

Por reserva ves la hora, el número de personas, el nombre, el contacto y la nota del cliente. Cuántos botones aparecen depende del flujo que hayas elegido en los ajustes. Con solo confirmar se acaba tras confirmar, y una reserva cuenta como pasada en cuanto se agota su duración de ocupación. Con llegada y cierre hay un botón para el siguiente paso (abierta, confirmada, sentados, lista), y cuatro puntos muestran dónde está el grupo.

Todo lo que no es ese camino está tras los tres puntos de al lado: cancelar, no presentado, volver a abierta y borrar. Los estados Sentados y Lista están ahí en todo caso, aunque hayas elegido el flujo corto.

Cancelar y borrar son dos cosas distintas. Cancelada significa: el cliente recibe un correo, la fila queda como registro, la mesa vuelve a quedar libre. Se borra lo que nunca debió existir, por ejemplo una reserva que escribiste dos veces mientras hablabas por teléfono. Ahí no sale ningún aviso.

Las mesas se asignan con el botón de la izquierda, y se asignan varias. Si activaste juntar mesas, este es justo el caso para el que sirve: un grupo de ocho recibe la mesa 3 y la mesa 4. Junto a la selección está la suma de las plazas, para que veas si llega.

Las llamadas se apuntan abajo, en la misma página. Cuentan igual que una reserva desde la web, para que la ocupación esté en un solo sitio y no en un papel al lado. Aquí no te aplica ningún límite de capacidad: tú ves la sala, nosotros vemos un número.

Solo se ofrecen horas en las que de verdad estás abierto. Para el caso excepcional, por ejemplo una celebración privada, hay debajo una casilla con la que puedes escribir cualquier hora.

El formulario de teléfono trae también un campo para el correo. Si pones uno, el cliente recibe la misma confirmación que en una reserva online, con enlace de cancelación incluido.

Qué recibe el cliente#

En la página de reserva le pedimos su correo y, de forma opcional, su teléfono. El correo es el campo obligatorio, porque ahí van la confirmación y el enlace de cancelación; sin él no tiene ni justificante ni camino de vuelta.

Recibe al momento una confirmación con la fecha, el número de personas y un número de reserva.

Si en los ajustes pone que confirmas tú cada reserva, primero lee te avisamos. En cuanto pulsas Confirmar en el panel, le llega un segundo correo diciendo que su mesa está. Si cancelas, también se entera por correo, en vez de plantarse en la puerta.

En cada uno de esos correos hay un enlace de cancelación. Un cliente sin cuenta puede cancelar él mismo, en lugar de llamar o simplemente no aparecer. Una mesa que vuelve a tiempo es dinero.

El enlace cancela al momento y lo dice. No hay un segundo botón que pulsar: quien pulsa Cancelar en el correo, ha cancelado, y la página se lo confirma. Que aun así la cancelación no ocurra con solo abrir la dirección (los buzones comprueban los enlaces por su cuenta) se debe al mismo mecanismo que el enlace de confirmación de la cuenta.

El cliente no puede mover la reserva. Para eso que llame: cambiar una hora significa replanificar la noche, y eso lo decides tú.