Réservations

Ce que c'est#

Votre page de commande reçoit une seconde adresse : votre-restaurant.flavoso.com/reserve. Le client y choisit le nombre de personnes, le jour, l'heure, et laisse un nom et un téléphone ou un e-mail.

Seules sont proposées les heures comprises dans vos horaires et où il reste de la place pour exactement ce nombre de personnes. Les jours particuliers et les congés comptent ici comme pour les commandes.

Les réservations font partie de l'offre Pro, avec le QR de table et l'écran de cuisine.

Activer#

Dans le tableau de bord sous Réglages, onglet Réservations. Tant que l'interrupteur est éteint, la page de réservation indique que rien n'est possible ; la saisie manuelle reste toujours possible.

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   Activer

   Mettez « Accepter les réservations » sur activé.

   Tableau de bord, Réglages, Réservations

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   Choisir le déroulé

   Confirmer seulement, ou avec arrivée et fin. Confirmer seulement veut dire un clic au plus par réservation, et ce qui est passé descend tout seul. C'est la valeur par défaut et la bonne pour la plupart des établissements.

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   Fixer la durée

   Combien de temps une table compte comme occupée. 90 minutes est courant.

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   Choisir le pas

   Par quels intervalles les heures sont proposées. 30 minutes veut dire 18:00, 18:30, 19:00 et ainsi de suite.

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   Régler le délai

   Au plus tôt combien d'heures à l'avance on peut réserver, et au plus tard combien de jours à l'avance.

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   Vérifier les tables

   Sous Tables et QR, indiquez le nombre de places de chaque table. Flavoso en déduit quel groupe tient où.

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   Décider du regroupement

   Désactivé veut dire que seul ce qui tient à une seule table est réservable en ligne. Activé veut dire que les tables peuvent être rapprochées, jusqu'au nombre indiqué à côté.

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   Diffuser le lien

   Copiez le lien de réservation et mettez-le sur le flyer, dans votre fiche Google et dans votre profil social. Ou placez le code d'intégration sur votre propre site.

Comment l'occupation est calculée#

En tables. Un groupe n'est réservable en ligne que s'il tient à une table libre. Deux tables de quatre ne font pas une table de huit, même si huit places sont libres.

Les places d'une table s'indiquent sous Tables et QR, directement dans la ligne de la table. Une table sans indication compte avec la valeur par défaut des réglages de réservation.

Regrouper des tables est autorisé dès que vous l'activez, et seulement jusqu'au nombre que vous indiquez à côté. Avant cela, un groupe plus grand lit merci d'appeler, et vous décidez au téléphone.

Combien de personnes peuvent au maximum réserver en ligne est écrit en une phrase sous les champs. Si vous saisissez sous plus grand groupe en ligne davantage que votre salle ne peut accueillir, l'encadré vous le dit aussitôt.

Places simultanées est une limite supplémentaire pour toute la soirée, par exemple quand la cuisine atteint sa limite avant la salle. Sans liste de tables, c'est la seule limite qui existe.

Une réservation occupe toute sa durée, pas seulement son heure de début. Un groupe de 19:00 à 20:30 bloque donc aussi 19:30 et 20:00.

La soirée dans le tableau de bord#

Sous Réservations, chaque jour est un onglet, avec le nombre à côté. Aujourd'hui est présélectionné, et la barre commence à aujourd'hui. Les jours passés sont derrière l'onglet Antérieurs, sur quatorze jours.

La liste d'une journée est divisée en sections. En haut Attendus, donc tout ce qui vient encore. En dessous, replié, Passés, et tout en bas Annulés et non venus. Ainsi rien de ce qui ne viendra plus ne se glisse entre les réservations en cours.

Qui est attendu et a plus de dix minutes de retard reçoit un liseré orange et le mot en retard. À partir de trois réservations, une barre par heure s'affiche au-dessus de la liste avec le nombre de couverts, pour voir quand ça se tend.

Le champ de recherche au-dessus de la liste porte sur tous les jours chargés, pas seulement sur celui qui est sélectionné. Il cherche dans le nom, le téléphone, l'e-mail, le numéro de réservation et la note. En cas de résultat, la date figure dans la ligne.

Par réservation vous voyez l'heure, le nombre de personnes, le nom, le contact et la note du client. Le nombre de boutons dépend du déroulé choisi dans les réglages. Avec confirmer seulement, tout s'arrête après la confirmation, et une réservation compte comme passée dès que sa durée d'occupation est écoulée. Avec arrivée et fin, un bouton indique l'étape suivante (ouverte, confirmée, installée, terminée), et quatre points montrent où en est le groupe.

Tout ce qui n'est pas ce chemin se trouve derrière les trois points à côté : annuler, non venu, remettre sur ouverte et supprimer. Les états Installée et Terminée y figurent dans tous les cas, même si vous avez choisi le déroulé court.

Annuler et supprimer sont deux choses différentes. Annulée veut dire : le client reçoit un message, la ligne reste comme trace, la table redevient libre. On supprime ce qui n'aurait jamais dû exister, par exemple une réservation saisie deux fois au téléphone. Aucun message ne part alors.

Vous attribuez les tables avec le bouton de gauche, et vous en attribuez plusieurs. Si vous avez activé le regroupement, c'est exactement le cas prévu : un groupe de huit reçoit la table 3 et la table 4. À côté de la sélection figure la somme des places, pour voir si cela suffit.

Les appels se saisissent en bas de la même page. Ils comptent exactement comme une réservation venue du site, pour que l'occupation soit à un seul endroit et pas sur un papier à côté. Aucune limite de capacité ne s'applique à vous ici : vous voyez la salle, nous voyons un chiffre.

Ne sont proposées que les heures où vous êtes réellement ouvert. Pour l'exception, une soirée privée par exemple, une case à cocher en dessous permet de saisir n'importe quelle heure.

Le formulaire téléphonique comporte aussi un champ pour l'e-mail. Si vous en saisissez un, le client reçoit la même confirmation que pour une réservation en ligne, lien d'annulation compris.

Ce que reçoit le client#

Sur la page de réservation nous demandons son adresse e-mail et, facultativement, son numéro de téléphone. L'adresse est le champ obligatoire, car c'est là que vont la confirmation et le lien d'annulation ; sans elle il n'a ni trace ni chemin de retour.

Il reçoit aussitôt une confirmation avec la date, le nombre de personnes et un numéro de réservation.

Si les réglages indiquent que vous confirmez chaque réservation vous-même, il lit d'abord nous vous recontactons. Dès que vous appuyez sur Confirmer dans le tableau de bord, un deuxième message lui annonce que sa table est retenue. Si vous annulez, il l'apprend aussi par message, plutôt que de se retrouver devant la porte.

Chacun de ces messages contient un lien d'annulation. Un client sans compte peut ainsi annuler lui-même, au lieu d'appeler ou de simplement ne pas venir. Une table qui revient à temps, c'est de l'argent.

Le lien annule immédiatement et le dit. Il n'y a pas de second bouton à presser : qui appuie sur Annuler dans le message a annulé, et la page le lui confirme. Que l'annulation ne se produise pourtant pas au simple chargement de l'adresse (les boîtes mail vérifient les liens d'elles-mêmes) repose sur le même mécanisme que le lien de confirmation du compte.

Le client ne peut pas déplacer sa réservation. Pour cela il doit appeler : changer une heure, c'est replanifier la soirée, et cela vous revient.