Prenotazioni

Che cos'è#

La tua pagina ordini riceve un secondo indirizzo: il-tuo-ristorante.flavoso.com/reserve. Lì il cliente sceglie il numero di persone, il giorno e l'ora e lascia nome e indirizzo e-mail, se vuole anche telefono, un'occasione (un compleanno, per esempio) e una nota.

Su un computer a sinistra c'è la scheda del tuo ristorante, con logo, indirizzo e indicazioni, gli orari di oggi, il telefono e la strada verso il menu, e a destra ci sono i passaggi. Su un telefono è tutto uno sotto l'altro, e nella finestra integrata nel tuo sito ci sono solo i passaggi.

Ogni giorno delle prossime settimane è nella barra dei giorni, anche quelli in cui non si può: i giorni di riposo e i giorni speciali sono segnati come «chiuso», i giorni pieni come «completo» e oggi come «passato» appena non si può più prenotare nulla. Così il cliente sa se un altro giorno può andargli bene o se è meglio chiamare.

Vengono offerti solo orari dentro il tuo orario di apertura, dall'apertura secondo l'intervallo scelto fino all'ultima prenotazione prima della chiusura, e solo dove c'è ancora un tavolo libero per esattamente quel numero di persone. Gli orari sono ordinati per momento della giornata, pranzo e cena separati. Se non hai inserito nessun orario, la pagina non offre nessun orario, ma il tuo numero di telefono. Se manca un dato o non va bene, il motivo compare accanto al campo, e tutto il resto resta compilato.

Le prenotazioni fanno parte del piano Pro, insieme al QR al tavolo e al display cucina.

Attivare e impostare#

Nella dashboard sotto Impostazioni, scheda Prenotazioni. In cima c'è l'interruttore «Prenotazioni online» con una frase che riassume la tua situazione, per esempio «I clienti prenotano online fino a 8 persone, da 2 ore a 30 giorni prima. Confermi tu ogni prenotazione.» Finché è spento, la pagina di prenotazione dice che al momento non si può; inserire prenotazioni a mano funziona sempre. Come la pagina ordini, accetta inoltre prenotazioni solo quando hai inserito note legali e informativa privacy; fino ad allora i clienti vedono «Questa pagina è in allestimento», tu la vedi in anteprima. Le prenotazioni esistenti restano consultabili e annullabili.

Sotto ci sono quattro sezioni, Accettazione, Orari, Tavoli e Clienti, e alla fine «Condividere». Ogni modifica si salva subito. Se mancano gli orari o il preavviso è più lungo del periodo prenotabile, compare una riga breve sotto l'interruttore, con un link al punto giusto.

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   Attivare

   Metti l'interruttore «Prenotazioni online» su acceso.

   Dashboard, Impostazioni, Prenotazioni

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   Controllare gli orari

   Senza orari di apertura la pagina di prenotazione non offre nessun orario. I giorni speciali e le ferie valgono per le prenotazioni come per gli ordini.

   Dashboard, Impostazioni, Orari

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   Scegliere l'accettazione

   «Confermo io» o «Conferma automatica». Confermare tu significa: il cliente legge «ti risponderemo», e tu confermi o rifiuti nel tabellone. Automatica significa: se c'è un tavolo libero, la prenotazione vale subito. Accanto il gruppo più grande online; i gruppi più grandi leggono «chiama, per favore».

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   Fissare gli orari

   Come frasi con una scelta: quanto un tavolo conta come occupato (90 minuti è normale), con quale intervallo vengono proposti gli orari (contando dall'apertura), quanto all'ultimo momento e con quanto anticipo si può prenotare, e quando inizia l'ultima prenotazione prima della chiusura. Sotto «Altro» c'è una durata più lunga per i gruppi grandi, per esempio 150 minuti da sei persone.

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   Controllare i tavoli

   La sezione Tavoli mostra quanti tavoli con quanti posti ci sono e porta a «Modifica i tavoli». Lì inserisci i posti di ogni tavolo; da questo Flavoso calcola quale gruppo sta dove. Se i tavoli si possono unire, e quanti, lo decidi nella sezione Tavoli. Lì decidi anche cosa possono scegliere i clienti quando prenotano: niente, una zona o un tavolo. Funziona appena i tuoi tavoli stanno in una pianta.

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   Clienti

   Se il telefono è obbligatorio (altrimenti basta l'e-mail) e se il cliente riceve un promemoria prima della prenotazione: 2, 4, 24 o 48 ore prima, o nessuno. Di base, un giorno prima.

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   Diffondere il link

   In «Condividere» copia il link di prenotazione e mettilo sul volantino, nella tua scheda Google e nel tuo profilo social. Oppure metti il codice di integrazione sul tuo sito.

Come si calcola l'occupazione#

In tavoli. Un gruppo si può prenotare online solo se sta a un tavolo libero. Due tavoli da quattro non fanno un tavolo da otto, anche se ci sono otto posti liberi.

I posti di un tavolo li inserisci in Tavoli e QR. Un tavolo senza indicazione conta con il valore predefinito che imposti nella sezione Tavoli sotto «Altro».

Unire i tavoli è permesso appena lo attivi, e solo fino al numero che scegli accanto. Prima, un gruppo più grande legge «chiama, per favore», con il tuo numero, e decidi al telefono.

Quante persone possono prenotare online al massimo compare in una frase sotto il gruppo più grande online. Se lì metti più di quanto permetta la tua sala, la frase te lo dice subito.

Posti contemporaneamente è un limite in più per tutta la serata, per esempio quando la cucina arriva al limite prima della sala. Senza tavoli è l'unico limite, perciò sta direttamente nella sezione Tavoli; con i tavoli, sotto «Altro».

Una prenotazione occupa tutta la sua durata, non solo l'ora d'inizio. Un gruppo dalle 19:00 alle 20:30 blocca quindi anche le 19:30 e le 20:00.

I gruppi grandi restano di più. Se in Orari, «Altro», fissi una durata propria da un certo numero di persone, quel gruppo occupa il suo tavolo più a lungo, online come al telefono.

Se due clienti prenotano l'ultimo tavolo nello stesso secondo, lo ottiene uno solo. L'altro legge che l'orario è appena stato preso e vede subito gli orari ancora liberi. Se qualcuno invia due volte lo stesso modulo, resta comunque una sola prenotazione.

Gli stati e cosa vede il cliente#

Ogni prenotazione ha esattamente uno stato, e cosa puoi farne segue una regola fissa, uguale nel tabellone, nell'app e tramite l'API. Ciò che al momento non è possibile non viene nemmeno proposto.

• Richiesta: solo se confermi tu ogni prenotazione. Confermi o rifiuti, fino alla fine del suo orario. Il cliente legge sulla sua pagina «La tua richiesta è arrivata».
• Confermata: il tavolo è prenotato. «Arrivati» funziona da un'ora prima dell'inizio. Il cliente legge «Il tuo tavolo è prenotato», il giorno stesso «Oggi è il giorno» e poco prima «Ci siamo quasi».
• Seduti: dopo «Arrivati». Poi viene «Andati», oppure annulli l'arrivo. Entrambi sono una possibilità, non un obbligo: se non li premi mai, una prenotazione appare semplicemente come passata quando il suo orario è finito.
• Andati: il gruppo ha finito. Annullare si può fino a dodici ore dopo la fine. Il cliente legge «Grazie per la visita».
• Non presentati: solo dall'inizio, mai prima. «Alla fine sono venuti» lo annulla, fino a dodici ore dopo l'inizio. Il cliente legge un neutro «Questa prenotazione è scaduta», mai un rimprovero.
• Rifiutata: una richiesta per cui non hai un tavolo. Definitivo. Il cliente legge «Purtroppo nessun tavolo libero» e il tuo messaggio, se ne hai scritto uno.
• Annullata: definitivo, chiunque abbia annullato. Il cliente legge se ha annullato lui o voi, e il tuo messaggio, se c'è. Non esiste un secondo annullamento né un ritorno indietro; se il cliente viene comunque, inserisci una nuova prenotazione.

La serata nel tabellone#

In Prenotazioni in alto c'è il giorno, con le frecce per il giorno prima e dopo, «Oggi» e una scelta della data, e accanto i numeri del giorno: prenotazioni, persone e richieste aperte. Sotto, le prossime due settimane formano una barra; lì contano solo le prenotazioni ancora valide.

Le richieste aperte stanno in una striscia propria sopra, per qualunque giorno siano, con Conferma e Rifiuta subito accanto.

Puoi passare tra Lista, Orario e Pianta della sala, e il browser ricorda la tua scelta. La lista è raggruppata per ora. L'orario mostra una riga per tavolo lungo la serata, dall'apertura alla chiusura, ogni prenotazione come una barra lunga quanto la sua durata e del colore del suo stato, e in cima una riga «Senza tavolo»; con una pianta, le righe sono raggruppate per sala. Sul telefono scorre di lato senza che la pagina si sposti. La pianta è descritta più sotto, nella sezione «Pianta della sala».

Ogni scheda mostra ora, nome, persone, i tavoli o «Nessun tavolo», lo stato, l'occasione e un segno per la richiesta del cliente, con un lucchetto per la nota del team. Se il cliente ha premuto «Vengo» nel promemoria, la scheda porta «Viene» con una spunta. Se lo stesso cliente (stessa e-mail o stesso telefono) non si è già presentato una volta, compare come «1× non presentato».

Ogni scheda ha un pulsante principale adatto al suo stato: Conferma e Rifiuta per una richiesta, Arrivati poco prima dell'ora, Andati per un gruppo seduto. Tutto il resto è nel menu «…», che mostra solo ciò che è possibile al momento. Si chiude dopo ogni azione.

Rifiutare, annullare, non presentati ed eliminare chiedono conferma. Rifiutando o annullando puoi aggiungere un messaggio per il cliente, che compare nella sua e-mail e sulla sua pagina. Annullando scegli chi annulla: «Dobbiamo annullare noi» manda al cliente un annullamento, «Il cliente ha annullato» serve per la telefonata in cui annulla lui e gli manda solo la conferma del suo annullamento.

Un clic sulla scheda apre il pannello laterale, a destra sul computer e dal basso sul telefono: tutti i dati, chiamare e scrivere un'e-mail, i tavoli, le azioni e la cronologia. Lì vedi quando è stata creata la prenotazione, chi l'ha confermata, quando sono cambiati i tavoli e quali e-mail sono partite, il promemoria e se il cliente ha confermato.

Modifica cambia nel pannello data, ora, persone, durata, nome, telefono, e-mail, la richiesta del cliente e la nota del team. Se cambiano l'ora o le persone, il cliente riceve un'e-mail che la sua prenotazione è stata modificata; puoi togliere la spunta. Se un tavolo è già occupato al nuovo orario, il pannello te lo dice.

Annullate, rifiutate e non presentate stanno attenuate in una sezione propria sotto la lista, che puoi aprire. La ricerca sopra la lista copre tutti i giorni, per nome, telefono, e-mail, numero, richiesta del cliente o nota del team. Le novità compaiono da sole, senza ricaricare.

Assegnare i tavoli#

Il pulsante del tavolo sulla scheda o nel pannello apre la scelta dei tavoli in una finestra propria. Mostra tutti i tavoli con i loro posti, raggruppati per sala se c'è una pianta. Un tavolo che qualcuno ha già all'ora di questa prenotazione appare bloccato, con il nome e l'ora di chi lo ha.

Mentre scegli, la scelta dice cosa significa: «4 persone · 4 posti scelti», «Mancano 2 posti» o «6 posti più del necessario». Se scegli più tavoli di quanti vuoi unirne, o se un solo tavolo scelto basta già, compare un avviso. La proposta in alto sceglie con un clic i tavoli che prenderebbe Flavoso.

«Applica» salva e chiude; Esc o un clic fuori chiudono senza salvare. Un tavolo occupato si sceglie solo di proposito: «Consenti tavoli occupati» lo rende selezionabile, e il tavolo risulta assegnato due volte.

Controlla anche il server: un tavolo deve appartenere al tuo locale, e uno occupato passa solo se l'hai scelto così. Se un tavolo viene eliminato, sparisce anche dalle prenotazioni che lo avevano.

Pianta della sala#

Se in Tavoli c'è una pianta (vedi il capitolo «Tavoli e codici QR»), il tabellone ha una terza vista: Pianta della sala. In alto scegli la sala, sotto imposti l'ora con il cursore, a quarti d'ora dall'apertura alla chiusura. «Adesso» torna all'ora attuale.

Ogni tavolo mostra com'è a quell'ora, a colori, con la legenda sopra: richiesto (tratteggiato), prenotato, seduti, libero a breve nell'ultima mezz'ora di un gruppo seduto, e in ritardo quando un gruppo non è ancora arrivato dieci minuti dopo l'inizio; il ritardo compare solo all'ora attuale. Sotto il nome c'è chi arriva, per esempio «19:00 · 4», e su un tavolo libero «fino alle 20:00» se più tardi ci si siede qualcuno. Se due gruppi stanno nello stesso momento a un tavolo, ha il bordo rosso.

Un clic su un tavolo mostra accanto, sul telefono sotto, le sue prenotazioni di quel giorno. Ognuna apre il pannello, e «Sposta» la porta a un altro tavolo. In «Metti qui una prenotazione» ci sono i gruppi del giorno senza tavolo; un clic ne mette uno a questo tavolo.

I gruppi senza tavolo all'ora scelta stanno sopra la pianta. Toccane uno e poi il tavolo; al computer puoi anche trascinarlo direttamente. I tavoli occupati a quell'ora o troppo piccoli diventano sbiaditi. Si può comunque toccare ognuno: se è troppo piccolo, Flavoso chiede conferma, e se è occupato, la domanda dice chi ce l'ha prima che tu lo assegni due volte. Il server controlla lo stesso che nella scelta dei tavoli.

Con le sale, anche la scelta dei tavoli e l'orario raggruppano i tavoli per sala. Se un cliente ha scelto una zona quando ha prenotato, compare sulla sua scheda e nel pannello, per esempio «Preferenza: Terrazza», finché non ha un tavolo lì. Se riceve un tavolo in un'altra sala, l'indicazione diventa gialla.

Che cosa possono scegliere i clienti quando prenotano si imposta in Impostazioni, Prenotazioni, nella sezione Tavoli, oppure nella pianta stessa: niente (i tavoli li distribuisci tu), una zona, per esempio Sala interna o Terrazza, oppure un tavolo. Una zona richiede almeno due sale che i clienti possono scegliere, un tavolo richiede tavoli nella pianta; se manca qualcosa, una frase sotto la scelta spiega perché i clienti non vedono ancora nulla.

Sulla pagina di prenotazione la scelta viene dopo l'ora. Con la zona il cliente vede le sale con «libero» o «al completo», con il tavolo la pianta della sala: i tavoli liberi da toccare, in grigio quelli occupati, troppo piccoli o non prenotabili online. «Indifferente» lascia scegliere al ristorante. Si offre solo ciò che è prenotabile online e adatto al gruppo, e i tavoli si uniscono solo all'interno di una stessa sala.

Se due clienti prendono lo stesso tavolo nello stesso secondo, lo ottiene uno solo. L'altro legge che il tavolo è stato appena preso, vede subito cosa è ancora libero, e i suoi dati restano. Lo stesso vale per una zona di cui in quel momento se ne va l'ultimo tavolo.

Telefonate e clienti senza prenotazione#

«Nuova prenotazione» in alto nel tabellone apre il modulo per le telefonate. Scegli data, persone e ora dalla stessa griglia che il cliente vede sulla pagina di prenotazione, e i tavoli liberi adatti sono già preselezionati. Per l'eccezione, una festa privata per esempio, inserisci un orario qualsiasi in «Altro orario»; se a quell'ora non c'è un tavolo libero, il modulo avvisa, e puoi comunque inserirla. Ci sono due campi di testo: la «Richiesta del cliente» compare nella sua conferma e sulla sua pagina, la «Nota del team» la vede solo il team, nel tabellone e nell'app.

Se inserisci un indirizzo e-mail, il cliente riceve la stessa conferma di una prenotazione online, con il link alla sua prenotazione e il promemoria.

«Cliente senza prenotazione» è per chi entra e basta: persone e tavolo, il nome è facoltativo. Il gruppo è seduto da subito e occupa il suo tavolo, così nessuno lo prenota online alla stessa ora.

L'ora vale sempre nel fuso orario del tuo locale, anche dopo il cambio dell'ora e anche quando inserisci da fuori.

Quando il cliente vuole modificare#

Sulla pagina della sua prenotazione il cliente può scegliere «Modifica»: un altro orario, un altro giorno o un altro numero di persone, con la stessa scelta della prenotazione. Valgono gli stessi limiti, e il suo posto attuale conta come libero.

Se confermi tu ogni prenotazione, diventa una richiesta: la prenotazione esistente resta valida, e la scheda mostra per esempio «Richiesta di modifica: 19:30 invece di 19:00, 4 invece di 2 persone» con Accetta e Rifiuta. Accettare controlla di nuovo se c'è un tavolo libero. Il cliente riceve un'e-mail in entrambi i casi. Se confermi in automatico, la modifica vale subito e riceve l'e-mail «modificata».

Modificare online si può fino al preavviso prima dell'inizio che hai impostato in Orari. Dopo, e per i gruppi oltre il gruppo più grande online, al cliente restano annullare o chiamare. Può ritirare una richiesta aperta in qualsiasi momento prima dell'inizio.

Se i tavoli precedenti non vanno più bene dopo una modifica, vengono liberati, e la scheda mostra «Nessun tavolo».

Promemoria con «Vengo»#

Prima della prenotazione il cliente riceve un promemoria, tante ore prima quante ne hai impostate, di base un giorno. Va solo alle prenotazioni confermate, una sola volta, e non a chi ha prenotato dopo quel momento.

Nel promemoria ci sono due pulsanti: «Vengo» e «Annulla». Se preme «Vengo», la sua scheda nel tabellone porta «Viene» con una spunta. Entrambi aprono la pagina della sua prenotazione con una domanda e un grande pulsante; conta solo il suo clic lì. Così nessuna casella di posta che apre i link da sola attiva qualcosa, nemmeno una che li controlla in un vero browser.

L'invio avviene senza che tu faccia nulla: ogni cinque minuti Flavoso guarda cosa è dovuto. Non devi impostare niente.

Cosa riceve il cliente#

Dopo l'invio il cliente vede un riepilogo con giorno, ora, persone, nome e numero di prenotazione, più «Aggiungi al calendario» e «Vedi la prenotazione». Riceve gli stessi dati subito via e-mail.

Ogni e-mail arriva con l'aspetto del tuo ristorante: il tuo nome come mittente, il tuo logo o la tua iniziale in alto, i pulsanti nel tuo colore del marchio, i dati in una piccola tabella, il tuo indirizzo e i tuoi contatti in fondo. Arriva nella lingua in cui ha prenotato. Se risponde, la risposta va all'indirizzo e-mail che hai inserito in Contatti e note legali.

Riceve un'e-mail a ogni passo che lo riguarda: confermata, rifiutata, annullata da voi, la ricevuta del suo annullamento, modificata, modifica richiesta, modifica rifiutata, e il promemoria. Arrivati, Andati e Non presentati non inviano nulla.

Il pulsante in ogni e-mail porta alla pagina della sua prenotazione, con il colore e il logo del tuo ristorante. Su un computer a sinistra c'è la prenotazione con stato, data, ora, persone, nome e numero, e sotto pulsanti della stessa grandezza: «Aggiungi al calendario», «Modifica» e «Annulla». A destra c'è il tuo ristorante con indirizzo, indicazioni, telefono e menu. Sul telefono sta sotto.

Ogni stato ha lì la sua frase: richiesta, confermata, modifica richiesta, oggi, a breve, adesso, conclusa con un grazie e «Prenota di nuovo», scaduta, rifiutata, annullata da lui, annullata da voi con il tuo messaggio, e rimossa dal ristorante.

Il link «Annulla» nell'e-mail apre la pagina della sua prenotazione con la domanda se vuole annullare e un grande pulsante «Sì, annulla». Solo quel clic annulla, mai la semplice apertura dell'indirizzo. Annullare si può fino all'inizio, dopo il cliente deve chiamare. Riceve una ricevuta, e tu un avviso.

La voce di calendario esiste finché la prenotazione è valida, e il file si chiama nella sua lingua. Per una prenotazione annullata, rifiutata o passata c'è invece una frase breve.

In fondo alla pagina ci sono le tue note legali e la tua informativa privacy, come sulla pagina ordini. In più, discretamente, «Prenotazione tramite Flavoso» sulla pagina, «Inviato tramite Flavoso» in fondo alle e-mail e «via Flavoso» dopo il tuo nome come mittente; niente di tutto questo con il piano Premium.

Annullare o eliminare#

Annullare ed eliminare sono due cose diverse. Una prenotazione futura si annulla: il cliente riceve un'e-mail, il tavolo si libera, e la prenotazione resta come traccia.

Eliminare si può per prenotazioni rifiutate, annullate, concluse o non presentate, e per tutto ciò il cui orario è passato. Il nome, il telefono, l'e-mail, la richiesta del cliente e la nota del team vengono cancellati, e la prenotazione sparisce da tabellone, app, esportazione e numeri.

Se poi il cliente apre il suo link, legge «Il ristorante ha rimosso questa prenotazione», con nome, logo, telefono e indirizzo del tuo ristorante e un pulsante per una nuova prenotazione. Solo un link che non è mai esistito porta a una pagina neutra.