Prenotazioni

Che cos'è#

La tua pagina d'ordine riceve un secondo indirizzo: tuo-ristorante.flavoso.com/reserve. Lì l'ospite sceglie il numero di persone, il giorno, l'ora e lascia nome e telefono oppure e-mail.

Vengono proposti solo gli orari che rientrano nei tuoi orari di apertura e in cui c'è ancora posto per esattamente quel numero di persone. Giorni particolari e chiusure valgono qui come per gli ordini.

Le prenotazioni fanno parte del piano Pro, insieme al QR al tavolo e al display di cucina.

Attivare#

Nella dashboard sotto Impostazioni, scheda Prenotazioni. Finché l'interruttore è spento, la pagina di prenotazione dice che al momento non è possibile; inserire a mano si può sempre.

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   Attivare

   Metti «Accettare prenotazioni» su acceso.

   Dashboard, Impostazioni, Prenotazioni

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   Scegliere il flusso

   Solo confermare, oppure con arrivo e chiusura. Solo confermare significa al massimo un clic per prenotazione, e ciò che è passato scende da solo. È l'impostazione predefinita e quella giusta per la maggior parte dei locali.

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   Fissare la durata

   Per quanto tempo un tavolo risulta occupato. 90 minuti sono la norma.

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   Scegliere il passo

   Con quali intervalli vengono proposti gli orari. 30 minuti significa 18:00, 18:30, 19:00 e così via.

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   Impostare il preavviso

   Con quante ore di anticipo al minimo si può prenotare, e con quanti giorni al massimo.

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   Controllare i tavoli

   Sotto Tavoli e QR indica i posti di ogni tavolo. Da lì Flavoso calcola quale gruppo sta dove.

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   Decidere sull'unione

   Spento significa che online è prenotabile solo ciò che sta a un unico tavolo. Acceso significa che i tavoli possono essere accostati, fino al numero indicato accanto.

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   Distribuire il link

   Copia il link di prenotazione e mettilo sul volantino, nella scheda Google e nel profilo social. Oppure metti il codice da incorporare sul tuo sito.

Come si calcola l'occupazione#

In tavoli. Un gruppo è prenotabile online solo se sta a un tavolo libero. Due tavoli da quattro non fanno un tavolo da otto, anche se otto posti sono liberi.

I posti di un tavolo si indicano sotto Tavoli e QR, direttamente nella riga del tavolo. Un tavolo senza indicazione conta con il valore predefinito delle impostazioni di prenotazione.

Unire i tavoli è consentito non appena lo attivi, e solo fino al numero che metti accanto. Prima di allora un gruppo più grande legge si prega di telefonare, e decidi tu al telefono.

Quante persone possono prenotare online al massimo è scritto in una frase sotto i campi. Se in gruppo più grande online inserisci più di quanto la tua sala regga, il riquadro te lo dice subito.

Posti in contemporanea è un limite aggiuntivo per l'intera serata, per esempio quando la cucina arriva al limite prima della sala. Senza elenco dei tavoli è l'unico limite esistente.

Una prenotazione occupa tutta la sua durata, non solo l'orario di inizio. Un gruppo dalle 19:00 alle 20:30 blocca quindi anche le 19:30 e le 20:00.

La serata nella dashboard#

Sotto Prenotazioni ogni giorno è una scheda a sé, con il numero accanto. Oggi è preselezionato, e la barra parte da oggi. I giorni passati stanno dietro la scheda Precedenti, fino a quattordici giorni indietro.

L'elenco di una giornata è diviso in sezioni. In alto Attesi, cioè tutto quello che deve ancora arrivare. Sotto, chiuso, Passati, e in fondo Annullati e non presentati. Così fra le prenotazioni in corso non resta nulla che non arriverà più.

Chi è atteso ed è in ritardo di più di dieci minuti riceve un bordo ambra e la parola in ritardo. Da tre prenotazioni in su, sopra l'elenco compare anche una barra per ogni ora con il numero di ospiti, per vedere quando si stringe.

Il campo di ricerca sopra l'elenco copre tutti i giorni caricati, non solo quello scelto. Cerca in nome, telefono, e-mail, numero di prenotazione e nota. In caso di risultato la data compare nella riga.

Per ogni prenotazione vedi ora, numero di persone, nome, contatto e la nota dell'ospite. Quanti pulsanti compaiono dipende dal flusso scelto nelle impostazioni. Con solo confermare finisce dopo la conferma, e una prenotazione risulta passata appena la sua durata di occupazione è trascorsa. Con arrivo e chiusura c'è un pulsante per il passo successivo (aperta, confermata, seduti, conclusa), e quattro punti mostrano a che punto è il gruppo.

Tutto ciò che non è quella strada sta dietro i tre puntini accanto: annullare, non presentato, riportare su aperta ed eliminare. Gli stati Seduti e Conclusa ci sono in ogni caso, anche se hai scelto il flusso breve.

Annullare ed eliminare sono due cose diverse. Annullata significa: l'ospite riceve una mail, la riga resta come traccia, il tavolo torna libero. Si elimina ciò che non sarebbe mai dovuto esistere, per esempio una prenotazione digitata due volte mentre eri al telefono. Lì non parte nessun avviso.

I tavoli si assegnano con il pulsante a sinistra, e se ne assegnano più di uno. Se hai attivato l'unione, questo è esattamente il caso per cui serve: un gruppo di otto riceve il tavolo 3 e il tavolo 4. Accanto alla selezione c'è la somma dei posti, così vedi se basta.

Le telefonate si inseriscono in fondo alla stessa pagina. Contano esattamente come una prenotazione dal sito, così l'occupazione sta in un posto solo e non su un foglietto accanto. A te qui non si applica nessun limite di capienza: tu vedi la sala, noi vediamo un numero.

Vengono proposti solo gli orari in cui sei davvero aperto. Per il caso eccezionale, una festa privata per esempio, sotto c'è una casella con cui puoi digitare un orario qualsiasi.

Il modulo telefonico ha anche un campo per l'e-mail. Se ne inserisci uno, l'ospite riceve la stessa conferma di una prenotazione online, link di annullamento compreso.

Cosa riceve l'ospite#

Sulla pagina di prenotazione chiediamo il suo indirizzo e-mail e, facoltativamente, il numero di telefono. L'indirizzo è il campo obbligatorio, perché lì vanno la conferma e il link di annullamento; senza, non ha né una traccia né una via di ritorno.

Riceve subito una conferma con data, numero di persone e un numero di prenotazione.

Se nelle impostazioni è scritto che confermi tu ogni prenotazione, all'inizio legge ti facciamo sapere. Appena tocchi Conferma nella dashboard, gli arriva una seconda mail che dice che il tavolo è suo. Se annulli, lo viene a sapere anche quello per mail, invece di trovarsi davanti alla porta.

In ognuna di quelle mail c'è un link di annullamento. Un ospite senza account può così annullare da sé, invece di telefonare o semplicemente non presentarsi. Un tavolo che torna libero in tempo è denaro.

Il link annulla subito e lo dice. Non c'è un secondo pulsante da premere: chi tocca Annulla nella mail ha annullato, e la pagina glielo conferma. Che l'annullamento non avvenga comunque al semplice caricamento dell'indirizzo (le caselle di posta controllano i link per conto loro) dipende dallo stesso meccanismo del link di conferma dell'account.

L'ospite non può spostare la prenotazione. Per quello deve telefonare: cambiare un orario significa ripianificare la serata, e questo lo decidi tu.