Steuern und Buchhaltung

Drei Gruppen, ein Land, eine Reihenfolge#

Ein Gericht trägt nicht seinen Steuersatz, sondern seine Steuergruppe: Speise, Getränk oder Alkohol. Das ist überall in Europa dieselbe Frage, und sie lässt sich in einer Sekunde beantworten. Welcher Prozentsatz daraus wird, steht einmal beim Betrieb, je Gruppe, je einmal für im Haus und für außer Haus.

Der Vorschlag für diese Sätze kommt aus deinem Land. Hinterlegt sind die 27 EU-Staaten sowie die Schweiz, Liechtenstein, Großbritannien, Norwegen und Island. Das Land lesen wir aus deiner Anschrift; oben im Reiter steht, welches wir erkannt haben, und du kannst es dort ändern.

Alkohol ist eine eigene Gruppe, weil neun Länder Europas ihn anders besteuern als die Limonade daneben: in Österreich, Frankreich, Spanien, Portugal, Ungarn, Irland, Schweden, Griechenland und Luxemburg. Wer beides zusammenwirft, bucht jeden Wein falsch.

Ein einzelnes Gericht oder eine Kategorie kann trotzdem einen eigenen Prozentsatz tragen. Er ist die Ausnahme und schlägt die Gruppe. Gesucht wird also: eigener Satz am Gericht, eigener Satz an der Kategorie, Gruppe des Gerichts, Gruppe der Kategorie, sonst Speise.

Du findest das alles unter Einstellungen → Steuern & Buchhaltung. Die Gruppe eines einzelnen Gerichts steht zusätzlich in der Speisekarte, am Gericht selbst.

• ⚠️ Ein leeres Prozentfeld heißt „nimm die Gruppe“ und nicht „steuerfrei“.
• ⚠️ Getränke und Alkohol leer zu lassen heißt „wie Speisen“. Solange du dort nichts einträgst, rechnet alles mit dem Speisensatz, das ist absichtlich so, damit sich an einem eingerichteten Betrieb nichts von selbst ändert.
• Steht am Ende nirgends etwas, bleibt die Position im Export ohne Satz. Das ist absichtlich leer und nicht 0 %: „nicht eingetragen“ und „steuerfrei“ sind zwei verschiedene Aussagen.
• Oben im Reiter steht, wie viele Gerichte gerade in diese Lücke fallen. Solange dort eine Zahl steht, fehlt im Export etwas.
• ⚠️ Die Ländertabelle ist ein Vorschlag mit einem Datum daneben, keine Steuerberatung. Steuersätze ändern sich; für fünf Länder ist nur der Regelsatz hinterlegt, und der Reiter sagt das auch.

Getränke und Alkohol werden vorgeschlagen#

Damit die Karte nicht von Hand durchgegangen werden muss, ordnet Flavoso sie beim Einlesen gleich mit ein: jedes Gericht bekommt Speise, Getränk oder Alkohol vorgeschlagen. Kategorien erben den Vorschlag, wenn alle Gerichte darin gleich eingeordnet sind; einzelne Gerichte laufen mit, weil nicht jede Karte Kategorien hat und weil in einer Kategorie „Getränke“ auch der Wein steht.

⚠️ Vorgeschlagen, nicht gesetzt. Neben jeder Zeile steht ein Auswahlfeld, in dem du die Gruppe änderst oder die Zeile in Ruhe lässt. Ein geratener Steuersatz ist nicht falsch, wie ein Tippfehler falsch ist: er fällt nicht auf, er steht danach in der Buchhaltung, und man sieht ihn erst bei der Betriebsprüfung.

Eingeordnet wird beim Einlesen der Karte, also von derselben Stelle, die auch Namen, Preise und Allergene liest. Eine Karte, die du von Hand getippt hast, wird beim Öffnen des Fensters nachträglich eingeordnet. In beiden Fällen steht neben jeder Zeile, woher der Vorschlag kommt.

Speisen, die nach einem Getränk benannt sind, bleiben Speisen: eine Caffè-Creme-Torte, eine Weinsuppe oder ein Rotwein-Jus. Umgekehrt bleibt ein alkoholfreies Bier ein Getränk und wird nicht als Alkohol besteuert.

Brutto bleibt brutto#

⚠️ Deine Preise bleiben Bruttopreise. Das ist Pflicht (Preisangabenverordnung), und die Steuer wird deshalb herausgerechnet und nie aufgeschlagen. Was der Gast sieht, ist der Endpreis, vorher wie nachher.

⚠️ Der Satz wird beim Bestellen auf der Position eingefroren. Änderst du ihn später, gilt die Änderung ab dann und nicht rückwirkend: eine Bestellung von letztem Monat trägt weiter den Satz, der damals galt. Ohne das schriebe jede Anpassung jeden alten Beleg um.

Gerechnet wird je Position und dann summiert, nicht auf die Bestellsumme. Bei gemischten Sätzen kommt sonst etwas anderes heraus als die Summe der Positionen, und dann widersprechen sich Beleg und Export um ein paar Cent, die niemand mehr zuordnen kann.

• ⚠️ Flavoso gibt keine Steuerberatung. Der Vorschlag nach Land ist eine Starthilfe; welcher Satz für deine Speisen und Getränke gilt, sagt dir dein Steuerberater.
• Der KI-Speisekarten-Import rät den Satz NICHT. Neue Gerichte bekommen die Vorgabe des Betriebs.
• Der Datenexport zeigt zu jeder Position den Satz und den Steuerbetrag. Das gilt in jedem Tarif.

Der DATEV-Buchungsstapel#

Ab Premium kannst du einen Monat als fertige EXTF-Datei herunterladen, die dein Steuerberater direkt in DATEV einliest. Du findest sie unter Export, im Kasten „Für die Buchhaltung“.

Gebucht wird die Tageslosung: eine Buchung je Tag, Zahlweg und Steuersatz. Ein Lokal mit achtzig Bestellungen am Tag liefert damit vier Zeilen statt achtzig, und genau so bucht ein Steuerberater eine Kasse auch.

⚠️ Ohne die Angaben deines Steuerberaters gibt es keine Datei. Berater- und Mandantennummer stehen auf jedem seiner Briefe, und die Kontonummern hängen an SEINEM Kontenrahmen. Erfundene Werte wären keine halbe Hilfe, sondern eine Datei, die jemand weiterreicht.

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   Nummern eintragen

   Beraternummer und Mandantennummer aus einem Brief deines Steuerberaters abschreiben. Dazu der Beginn deines Wirtschaftsjahres, fast immer der 1. Januar.

   Dashboard, Einstellungen, Steuern & Buchhaltung

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   Kontenrahmen wählen

   SKR03, SKR04 oder SKR70 (Hotel und Gaststätten) füllen die Konten mit einem Klick vor. Welchen dein Steuerberater führt, weiß nur er: frag ihn einmal, dann steht es.

   derselbe Reiter

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   Konten prüfen

   Je Steuersatz ein Erlöskonto, dazu die Gegenkonten für vor Ort und online bezahlt, das Trinkgeldkonto und das Klärungskonto. Die Vorschläge sind Vorschläge.

   derselbe Reiter

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   Monat herunterladen

   Monat wählen, herunterladen, die Datei an den Steuerberater geben. Zeig ihm den ersten Stapel, bevor du ihn buchen lässt.

   Dashboard, Export

Was keinen Satz hat, verschwindet nicht#

Beträge, für die zum Zeitpunkt der Bestellung kein Steuersatz hinterlegt war, kommen auf ein eigenes Klärungskonto und tragen es im Buchungstext. Sie werden nicht weggelassen.

Der Grund ist die Summe: was in der Datei steht, muss auf den Cent dem entsprechen, was die Gäste bezahlt haben. Eine Tageslosung, die nicht zur Kasse passt, ist der erste Punkt jeder Betriebsprüfung, und eine Datei, aus der stillschweigend etwas fehlt, ist schlimmer als eine mit einer sichtbaren Lücke.

Betroffen sind vor allem Bestellungen aus der Zeit vor deinen Steuersätzen. Stornierte Bestellungen sind dagegen gar nicht enthalten: sie sind kein Umsatz. Im Bestellexport stehen sie weiter.

Die Verfahrensdokumentation (GoBD)#

Bei einer Kassennachschau fragt der Prüfer danach: eine Beschreibung der Systeme, mit denen du steuerlich relevante Daten erzeugst. Die GoBD verlangen sie, und wer nichts vorlegen kann, hat ein Problem.

Flavoso erzeugt sie dir als PDF, unter Export, mit einem Klick. Sie wird bei jedem Abruf neu gebaut und beschreibt deinen Betrieb so, wie er heute eingerichtet ist: deine Bestellwege, deine Zahlwege, deine Steuersätze, die Zahl der Personen mit Zugang.

⚠️ Sie deckt das Bestellsystem ab und nicht deinen ganzen Betrieb. Was deine Kasse tut, was mit dem Bargeld passiert, wie der Beleg nach § 146a AO ausgegeben wird und wo die Papierbelege liegen, musst du selbst ergänzen. Das Dokument sagt dir in einem eigenen Abschnitt, was das genau ist.

Sie ist in JEDEM Tarif enthalten und auf Deutsch, weil die GoBD deutsches Recht sind.

• Neu erzeugen, wenn sich etwas an deinen Abläufen ändert. Die alte Fassung nicht wegwerfen, sondern ablegen: die Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.
• Unterschreiben. Das Dokument hat dafür eine Zeile am Ende, denn es beschreibt deine Abläufe und nicht unsere Behauptung darüber.
• ⚠️ Es ist keine Steuerberatung. Ob es für deinen Betrieb reicht, entscheidet dein Steuerberater.