Steuern und Buchhaltung

Einrichten in fünf Zeilen#

Unter Einstellungen → Steuern & Buchhaltung steht oben, ob deine Steuern eingerichtet sind, darunter fünf Zeilen: Land, Steuersätze, Speisekarte, Liefergebühr und DATEV. Fehlt etwas, trägt die Zeile genau einen Knopf, der es behebt oder sie aufklappt. Erklärungen stehen hinter dem „?“ neben dem Namen einer aufgeklappten Zeile.

Ein Gericht trägt keinen Steuersatz, sondern eine Steuergruppe: Speise, Getränk oder Alkohol. Welcher Satz daraus wird, steht einmal beim Betrieb, je Gruppe für im Haus und für außer Haus.

Der Vorschlag für die Sätze kommt aus deinem Land; hinterlegt sind die 27 EU-Staaten sowie die Schweiz, Liechtenstein, Großbritannien, Norwegen und Island. Das Land lesen wir aus deiner Anschrift, ändern kannst du es in der Zeile Land. Für Deutschland lautet der Vorschlag seit dem 1. Januar 2026: 7 % auf Speisen, im Haus wie außer Haus, und 19 % auf Getränke und Alkohol (Stand der Tabelle: 17. August 2026).

Ein eigener Satz an einem Gericht oder einer Kategorie ist die Ausnahme und schlägt die Gruppe. Gesucht wird: eigener Satz am Gericht, eigener Satz an der Kategorie, Gruppe des Gerichts, Gruppe der Kategorie, sonst Speise.

• ⚠️ Ein leeres Feld heißt „nimm die Gruppe“, bei Getränken und Alkohol „wie Speisen“, und nie „steuerfrei“. Steht am Ende nirgends ein Satz, bleibt die Position ohne Satz und nicht bei 0 %.
• Ein Wechsel des Landes ändert keinen Satz. Weichen deine Sätze danach vom Üblichen ab, steht die Zeile Steuersätze gelb da, mit dem Knopf zum Übernehmen.
• Alkohol ist eine eigene Gruppe, weil viele Länder ihn anders besteuern als die Limonade daneben, etwa Frankreich, Ungarn oder Luxemburg.
• ⚠️ Die Ländertabelle ist ein Vorschlag, keine Steuerberatung. Für sechs Länder ist nur der Regelsatz hinterlegt (Dänemark, Estland, Großbritannien, Lettland, Litauen, Malta), und die Zeile Land sagt das.

Die Speisekarte zuordnen#

Beim Einlesen der Karte ordnet Flavoso jedes Gericht gleich mit ein: Speise, Getränk oder Alkohol. Eine Kategorie bekommt die Gruppe, wenn alle Gerichte darin gleich eingeordnet sind; einzelne Gerichte tragen sie selbst, etwa der Wein in einer Kategorie „Getränke“.

Was weder du noch die KI eingeordnet hat, zählt die Zeile Speisekarte als „ohne Steuergruppe“: es rechnet als Speise, weil nichts anderes dasteht. Aufgeklappt zeigt die Zeile zuerst genau diese Gerichte. Du setzt die Gruppe je Kategorie oder Gericht, übernimmst einen Vorschlag der KI mit einem Klick, oder bestätigst mit „Alle als Speise bestätigen“, dass der Rest Speisen sind. Das ändert keinen Satz.

„Mit KI durchgehen“ öffnet denselben Vorschlag wie nach dem Import, für die ganze Karte. Eine von Hand getippte Karte wird dabei nachträglich eingeordnet, und neben jeder Zeile steht, woher der Vorschlag kommt.

• ⚠️ Vorgeschlagen, nicht gesetzt. Ein geratener Steuersatz fällt nicht auf, er steht danach in der Buchhaltung; deshalb steht der Vorschlag als Knopf neben dem Auswahlfeld und nicht schon darin.
• Speisen, die nach einem Getränk benannt sind, bleiben Speisen, etwa eine Weinsuppe. Umgekehrt bleibt ein alkoholfreies Bier ein Getränk.
• Die Gruppe eines Gerichts steht zusätzlich in der Speisekarte, am Gericht selbst. Ändern darf sie, wer die Speisekarte bearbeiten darf.

Brutto bleibt brutto#

⚠️ Deine Preise bleiben Bruttopreise, so verlangt es die Preisangabenverordnung. Die Steuer wird herausgerechnet und nie aufgeschlagen.

⚠️ Der Satz wird beim Bestellen auf der Position eingefroren. Änderst du ihn später, gilt das ab dann und nicht rückwirkend: eine Bestellung von letztem Monat trägt weiter den Satz von damals.

Gerechnet wird je Tag, Zahlweg und Satz aus dem Brutto, genau wie DATEV auf seinen Erlöskonten. Deshalb zeigen die Übersicht unter Buchhaltung, das Blatt „Umsatzsteuer je Tag“ und der DATEV-Stapel auf den Cent dieselbe Steuer.

• ⚠️ Flavoso gibt keine Steuerberatung. Der Vorschlag nach Land ist eine Starthilfe; welcher Satz für deine Speisen und Getränke gilt, sagt dir deine Steuerberatung.
• Der KI-Import rät keinen Satz, nur die Gruppe. Neue Gerichte bekommen die Vorgabe des Betriebs.
• Der Datenexport zeigt je Position den Satz und die Steuer der Zeilensumme vor Rabatt. Die Umsatzsteuer mit Rabatten, Liefergebühr und Trinkgeld steht im Blatt „Umsatzsteuer je Tag“. Beides gibt es in jedem Tarif.

Die Seite Buchhaltung#

Unter Buchhaltung in der Seitenleiste wählst du oben den Zeitraum: Monat, Quartal, Jahr oder frei. Geblättert wird mit den Pfeilen oder den Pfeiltasten, geöffnet wird der Vormonat.

Darunter stehen Umsatz brutto, Umsatzsteuer und Umsatz netto, dann je Steuersatz netto, Steuer und brutto: die Zahlen einer Umsatzsteuervoranmeldung. Bestellart, Zahlweg, Rabatte und Gebühren und die Rechenweise stehen in Reitern darunter.

Die Tage zählen nach deiner Ortszeit. Eine Bestellung um halb eins in der Nacht zum 1. Oktober gehört zum Oktober, auch wenn der Server in diesem Moment noch September schreibt.

• Was auffällt, steht als eine Zeile mit Zahl: Beträge ohne Steuersatz, mit dem Weg zu den Steuersätzen, sowie stornierte und nie bezahlte Online-Bestellungen, die nicht enthalten sind.
• Trinkgeld steht für sich. Es ist kein Umsatz des Betriebs und trägt keine Umsatzsteuer, solange es freiwillig ist.
• Für die Zahlen und die Dateien mit Umsätzen brauchst du neben dem Bereich Zahlen und Besucher den Bereich Bestellungen oder Küchendisplay, für die Verfahrensdokumentation den Bereich Einstellungen. Fehlt einer, steht dort ein Hinweis statt einer Übersicht voller Nullen.
• ⚠️ Eine Hilfe für deine Unterlagen und keine Steuerberatung. Im Zweifel frag deine Steuerberatung.

Rabatte, Liefergebühr und Trinkgeld#

Ein Rabatt mindert den Umsatz, auf den er sich bezieht, und mit ihm die Steuer. Ein Gratis-Artikel der Stempelkarte gehört zu genau einem Gericht und mindert den Satz dieses Gerichts: eine geschenkte Cola senkt den Getränkeumsatz und nicht den Döner daneben. Ein Prozent- oder Betragsrabatt gilt für die ganze Bestellung und wird anteilig auf die Sätze verteilt.

Die Liefergebühr ist eine Nebenleistung und folgt dem, was geliefert wird. Stehen Speisen und Getränke in einer Bestellung, wird sie üblicherweise anteilig aufgeteilt, wie Versandkosten bei einer gemischten Sendung. Das ist „Anteilig wie die Bestellung“ (empfohlen) in der Zeile Liefergebühr; wer mit seiner Steuerberatung etwas anderes vereinbart hat, wählt „Fester Satz“.

⚠️ Auch die Regel für die Liefergebühr wird beim Bestellen eingefroren. Stellst du sie später um, gilt das ab dann. Nur Bestellungen von vor dem 3. Oktober 2026 kennen ihre Regel nicht und rechnen mit der Einstellung von heute.

• Trinkgeld ist kein Umsatz und steht im DATEV-Stapel auf einem eigenen Konto.
• ⚠️ Das sind die üblichen Regeln und keine Auskunft für deinen Einzelfall. Im Zweifel frag deine Steuerberatung.

Welche Datei für wen#

Unter der Übersicht stehen die Dateien für deine Steuerberatung, jede für denselben Zeitraum und aus derselben Rechnung. Die empfohlene ist markiert: der DATEV-Stapel, wenn er eingerichtet ist und dein Betrieb in Deutschland oder Österreich steht, sonst die Umsatzsteuer je Tag.

• Umsatzsteuer je Tag, als Excel oder CSV: die Tageslosung je Steuersatz und Zahlweg, Trinkgeld getrennt. Passt in jede Buchhaltung und gibt es in jedem Tarif.
• DATEV-Buchungsstapel, ab Premium: dieselben Zahlen, fertig kontiert. Für Steuerberatungen, die mit DATEV arbeiten, in Deutschland fast alle.
• Verfahrensdokumentation (GoBD), als PDF: das Papier für die Kassennachschau, in jedem Tarif.
• Alle Daten mitnehmen: Bestellungen, Positionen, Gäste, Reservierungen, Speisekarte und Tische, für eigene Auswertungen oder eine Auskunft nach DSGVO.

Der DATEV-Buchungsstapel#

Ab Premium lädst du den Zeitraum, den du unter Buchhaltung gewählt hast, als fertige EXTF-Datei herunter, die deine Steuerberatung direkt in DATEV einliest. Ein Stapel gehört zu genau einem Wirtschaftsjahr; reicht der Zeitraum darüber hinaus, sagt die Seite das, statt eine falsche Datei zu bauen.

Gebucht wird die Tageslosung: eine Buchung je Tag, Zahlweg und Steuersatz, nach deiner Ortszeit. ⚠️ Bis zum 3. Oktober 2026 zählte der Stapel nach UTC-Tagen und buchte auch nie bezahlte Online-Bestellungen; erzeugst du einen alten Monat neu, kann er deshalb vom damals gelieferten abweichen.

⚠️ Ohne Berater- und Mandantennummer gibt es keine Datei, und die Kontonummern hängen am Kontenrahmen deiner Steuerberatung. Was du nicht weißt, fragst du dort: in der Zeile DATEV und im Assistenten steht dafür ein fertiger Text zum Kopieren oder als E-Mail.

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   Einrichtung starten

   In der Zeile DATEV auf „Einrichten“. Es sind fünf Fragen: Nummern, Kontenrahmen, Erlöskonten, Gegenkonten, Wirtschaftsjahr. „Später“ behält deinen Entwurf, solange die Seite offen ist; gespeichert wird am Ende.

   Dashboard, Einstellungen, Steuern & Buchhaltung

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   Nummern und Kontenrahmen

   Berater- und Mandantennummer stehen auf jedem Brief der Kanzlei. SKR03, SKR04 oder SKR70 (Hotel und Gaststätten) füllen die Konten mit dem Üblichen vor; welchen Rahmen deine Steuerberatung führt, weiß nur sie.

   derselbe Assistent

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   Konten prüfen

   Je Steuersatz ein Erlöskonto, dazu die Gegenkonten für vor Ort und online bezahlt, das Trinkgeldkonto und das Klärungskonto. Fehlt für einen Satz ein Konto, sagen es die Zeile DATEV und die Seite Buchhaltung.

   derselbe Assistent

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   Zeitraum herunterladen

   Zeitraum wählen, den Stapel herunterladen, die Datei an deine Steuerberatung geben. Zeig ihr den ersten Stapel, bevor du ihn buchen lässt.

   Dashboard, Buchhaltung

Was keinen Satz hat, verschwindet nicht#

Beträge ohne Steuersatz und Beträge zu einem Satz ohne Erlöskonto kommen auf ein eigenes Klärungskonto und tragen das im Buchungstext. Sie werden nicht weggelassen, und die Seite Buchhaltung nennt beides mit Betrag.

Der Grund ist die Summe: was in der Datei steht, trifft auf den Cent, was die Gäste bezahlt haben. Stornierte und nie bezahlte Online-Bestellungen sind dagegen gar nicht enthalten, sie sind kein Umsatz; im Bestellexport stehen sie weiter.

Die Verfahrensdokumentation (GoBD)#

Bei einer Kassennachschau fragt der Prüfer danach: eine Beschreibung der Systeme, mit denen du steuerlich relevante Daten erzeugst. Die GoBD verlangen sie, und wer nichts vorlegen kann, hat ein Problem.

Flavoso erzeugt sie dir als PDF, unter Buchhaltung, mit einem Klick. Sie wird bei jedem Abruf neu gebaut und beschreibt deinen Betrieb so, wie er heute eingerichtet ist: deine Bestellwege, deine Zahlwege, deine Steuersätze, die Zahl der Personen mit Zugang.

⚠️ Sie deckt das Bestellsystem ab und nicht deinen ganzen Betrieb. Was deine Kasse tut, was mit dem Bargeld passiert, wie der Beleg nach § 146a AO ausgegeben wird und wo die Papierbelege liegen, musst du selbst ergänzen. Das Dokument sagt dir in einem eigenen Abschnitt, was das genau ist.

Sie ist in JEDEM Tarif enthalten und auf Deutsch, weil die GoBD deutsches Recht sind.

• Neu erzeugen, wenn sich etwas an deinen Abläufen ändert. Die alte Fassung nicht wegwerfen, sondern ablegen: die Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.
• Unterschreiben. Das Dokument hat dafür eine Zeile am Ende, denn es beschreibt deine Abläufe und nicht unsere Behauptung darüber.
• ⚠️ Es ist keine Steuerberatung. Ob es für deinen Betrieb reicht, entscheidet dein Steuerberater.