Reservierungen

Was es ist#

Deine Bestellseite bekommt eine zweite Adresse: dein-restaurant.flavoso.com/reserve. Dort wählt ein Gast die Personenzahl, den Tag, die Uhrzeit und hinterlässt Name und Telefon oder E-Mail.

Angeboten werden nur Zeiten, die in deinen Öffnungszeiten liegen und an denen für genau diese Gruppengröße noch Platz ist. Sondertage und Betriebsferien gelten dabei genauso wie für Bestellungen.

Reservierungen gehören zum Pro-Tarif, zusammen mit Tisch-QR und Küchendisplay.

Einschalten#

Im Dashboard unter Einstellungen, Reiter Reservierungen. Solange der Schalter aus ist, sagt die Buchungsseite, dass gerade nichts geht; von Hand eintragen kannst du trotzdem immer.

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   Einschalten

   Setz den Schalter „Reservierungen annehmen“ auf an.

   Dashboard, Einstellungen, Reservierungen

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   Ablauf wählen

   Nur bestätigen oder mit Ankunft und Abschluss. Nur bestätigen heißt: du klickst pro Buchung höchstens einmal, und was vorbei ist, rutscht von selbst nach unten. Das ist die Vorgabe und für die meisten Betriebe die richtige.

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   Dauer festlegen

   Wie lange ein Tisch als belegt gilt. 90 Minuten sind üblich.

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   Raster wählen

   In welchen Schritten Uhrzeiten angeboten werden. 30 Minuten heißt 18:00, 18:30, 19:00 und so weiter.

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   Vorlauf setzen

   Frühestens in wie vielen Stunden gebucht werden darf, und höchstens wie viele Tage im Voraus.

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   Tische prüfen

   Unter Tische und QR bei jedem Tisch die Platzzahl eintragen. Daraus rechnet Flavoso, welche Gruppe wohin passt.

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   Zusammenstellen entscheiden

   Aus heißt: online buchbar ist nur, was an einen einzelnen Tisch passt. An heißt: bis zu der Zahl daneben dürfen Tische zusammengeschoben werden.

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   Link verteilen

   Den Buchungslink kopieren und auf den Flyer, in die Google-Eintragung und in dein Social-Media-Profil setzen. Oder den Einbettungscode auf die eigene Website setzen.

Wie die Auslastung gerechnet wird#

In Tischen. Eine Gruppe ist online nur dann buchbar, wenn sie an einen freien Tisch passt. Zwei Tische für vier ergeben keinen Tisch für acht, auch wenn acht Plätze frei sind.

Die Plätze eines Tisches trägst du unter Tische und QR ein, direkt in der Tischzeile. Ein Tisch ohne Angabe zählt mit dem Vorgabewert aus den Reservierungs-Einstellungen mit.

Tische zusammenstellen ist erlaubt, sobald du es einschaltest, und nur bis zu der Zahl, die du daneben setzt. Vorher bekommt eine größere Runde bitte anrufen zu lesen, und du entscheidest am Telefon.

Wie viele Personen daraus höchstens online buchen können, steht als Satz unter den Feldern. Trägst du bei grösste Gruppe online mehr ein, als dein Raum hergibt, sagt der Kasten es dir sofort.

Plätze gleichzeitig ist eine zusätzliche Obergrenze für den ganzen Abend, etwa wenn die Küche vor dem Raum an ihre Grenze kommt. Ohne Tischliste ist es die einzige Grenze, die es gibt.

Eine Reservierung belegt ihre ganze Dauer, nicht nur ihre Startzeit. Eine Runde von 19:00 bis 20:30 blockiert also auch 19:30 und 20:00.

Der Abend im Dashboard#

Unter Reservierungen steht jeder Tag als eigener Reiter, mit der Anzahl daneben. Voreingestellt ist heute, und die Leiste fängt bei heute an. Vergangene Tage stehen hinter dem Reiter Frühere, vierzehn Tage weit zurück.

Die Liste eines Tages ist in Abschnitte geteilt. Oben steht Erwartet, also alles, was noch kommt. Darunter, zugeklappt, steht Vorbei und ganz unten Abgesagt und nicht erschienen. Damit steht am Freitagabend nichts zwischen den laufenden Buchungen, das nicht mehr kommt.

Wer erwartet wird und schon mehr als zehn Minuten überfällig ist, bekommt einen orangen Rand und das Wort überfällig. Ab drei Buchungen steht über der Liste außerdem ein Balken je Stunde mit der Zahl der Gäste, damit du siehst, wann es eng wird.

Das Suchfeld über der Liste geht über alle geladenen Tage, nicht nur über den gewählten. Gesucht wird in Name, Telefon, E-Mail, Reservierungsnummer und Anmerkung. Bei einem Treffer steht das Datum in der Zeile.

Je Reservierung siehst du Uhrzeit, Personenzahl, Name, Kontakt und die Anmerkung des Gastes. Wie viele Knöpfe dastehen, hängt am Ablauf, den du in den Einstellungen gewählt hast. Bei nur bestätigen ist nach dem Bestätigen Schluss, und eine Buchung gilt als vorbei, sobald ihre Belegungsdauer abgelaufen ist. Bei mit Ankunft und Abschluss steht ein Knopf für den nächsten Schritt da (offen, bestätigt, sitzt, fertig), und vier Punkte zeigen, wo die Runde gerade ist.

Alles, was nicht dieser Weg ist, liegt hinter den drei Punkten daneben: absagen, nicht erschienen, wieder auf offen setzen und löschen. Die Zustände Sitzt und Fertig stehen dort in jedem Fall, auch wenn du den kurzen Ablauf gewählt hast.

Absagen und löschen sind zwei verschiedene Dinge. Abgesagt heißt: der Gast bekommt eine Mail, die Zeile bleibt als Beleg stehen, der Tisch wird wieder frei. Gelöscht wird, was nie hätte existieren sollen, etwa eine Reservierung, die du beim Telefonieren zweimal eingetippt hast. Dabei geht keine Nachricht raus.

Tische weist du über den Knopf links zu, und zwar mehrere. Hast du das Zusammenstellen eingeschaltet, ist genau das der Fall, für den es gedacht ist: eine Achterrunde bekommt Tisch 3 und Tisch 4. Neben der Auswahl steht die Summe der Plätze, damit du siehst, ob es reicht.

Anrufe trägst du unten auf derselben Seite ein. Sie zählen genauso mit wie eine Buchung von der Website, damit die Auslastung an einer Stelle steht und nicht auf einem Zettel daneben. Für dich gilt dabei keine Kapazitätsgrenze: du siehst den Raum, wir sehen eine Zahl.

Angeboten werden dabei nur Uhrzeiten, an denen du wirklich offen hast. Für den Sonderfall, etwa eine geschlossene Gesellschaft, gibt es darunter ein Häkchen, mit dem du eine beliebige Zeit eintippen kannst.

Im Telefonformular steht auch ein Feld für die E-Mail. Trägst du eine ein, bekommt der Gast dieselbe Bestätigung wie bei einer Online-Buchung, samt Absage-Link.

Was der Gast bekommt#

Auf der Buchungsseite fragen wir nach seiner E-Mail-Adresse und, freiwillig, nach seiner Telefonnummer. Die Adresse ist das Feld, weil dorthin die Bestätigung und der Absage-Link gehen; ohne sie hat er weder Beleg noch Weg zurück.

Er bekommt sofort eine Bestätigung mit Datum, Personenzahl und einer Reservierungsnummer.

Steht in den Einstellungen, dass du jede Buchung selbst bestätigst, liest er zunächst wir melden uns. Sobald du im Dashboard auf Bestätigen tippst, geht ihm eine zweite Mail zu, dass sein Tisch steht. Sagst du ab, erfährt er auch das per Mail, statt vor der Tür zu stehen.

In jeder dieser Mails steht ein Absage-Link. Ein Gast ohne Konto kann damit selbst absagen, statt anzurufen oder einfach nicht zu kommen. Ein Tisch, der rechtzeitig zurückkommt, ist bares Geld.

Der Link sagt sofort ab und meldet es. Es ist kein zweiter Knopf mehr zu drücken: wer in der Mail auf Absagen tippt, hat abgesagt, und die Seite bestätigt es ihm. Dass die Absage trotzdem nicht schon beim blossen Abrufen der Adresse passiert (Postfächer prüfen Links von sich aus), ist derselbe Mechanismus wie beim Bestätigungslink des Kontos.

Verschieben kann der Gast nicht. Dafür soll er anrufen: eine Uhrzeit zu ändern heißt, den Abend neu zu planen, und das entscheidest du.