Reservierungen

Was es ist#

Deine Bestellseite bekommt eine zweite Adresse: dein-restaurant.flavoso.com/reserve. Dort wählt ein Gast die Personenzahl, den Tag und die Uhrzeit und hinterlässt Name und E-Mail-Adresse, auf Wunsch auch Telefonnummer, Anlass (etwa Geburtstag) und eine Anmerkung.

Auf dem Rechner steht links die Karte deines Restaurants mit Logo, Adresse und Route, den Öffnungszeiten von heute, der Telefonnummer und dem Weg zur Speisekarte, rechts stehen die Schritte. Am Telefon steht alles untereinander, im eingebetteten Fenster auf deiner Website nur die Schritte.

Jeder Tag der nächsten Wochen steht in der Tagesleiste, auch die, an denen nichts geht: Ruhetage und Sondertage sind mit „zu“ markiert, ausgebuchte Tage mit „voll“ und heute mit „vorbei“, sobald nichts mehr buchbar ist. So weiß ein Gast, ob er an einem anderen Tag Glück hat oder besser anruft.

Angeboten werden nur Uhrzeiten in deinen Öffnungszeiten, ab der Öffnung im eingestellten Raster bis zur letzten Reservierung vor Schluss, und nur dort, wo für genau diese Gruppengröße noch ein Tisch frei ist. Die Zeiten stehen nach Tageszeit sortiert, Mittag und Abend getrennt. Hast du keine Öffnungszeiten eingetragen, bietet die Seite keine Uhrzeit an, sondern deine Telefonnummer. Fehlt eine Angabe oder passt sie nicht, steht der Grund direkt am Feld, und alles andere bleibt ausgefüllt.

Reservierungen gehören zum Pro-Tarif, zusammen mit Tisch-QR und Küchendisplay.

Einschalten und einstellen#

Im Dashboard unter Einstellungen, Reiter Reservierungen. Ganz oben steht der Schalter „Online-Reservierungen“ mit einem Satz, der deinen Stand zusammenfasst, etwa „Gäste buchen online bis 8 Personen, 2 Std. bis 30 Tage im Voraus. Du bestätigst jede Buchung selbst.“ Solange er aus ist, sagt die Buchungsseite, dass gerade nichts geht; von Hand eintragen kannst du trotzdem immer. Wie die Bestellseite nimmt sie außerdem erst Buchungen an, wenn Impressum und Datenschutzerklärung eingetragen sind; bis dahin sehen Gäste „Diese Seite wird gerade eingerichtet“, du selbst siehst sie als Vorschau. Bestehende Reservierungen bleiben ansehbar und absagbar.

Darunter stehen vier Bereiche, Annahme, Zeiten, Tische und Gäste, und zum Schluss „Teilen“. Jede Änderung speichert sofort. Fehlen Öffnungszeiten oder ist der Vorlauf länger als der Zeitraum, für den gebucht werden kann, steht das als kurze Zeile unter dem Schalter, mit einem Link an die richtige Stelle.

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   Einschalten

   Setz den Schalter „Online-Reservierungen“ auf an.

   Dashboard, Einstellungen, Reservierungen

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   Öffnungszeiten prüfen

   Ohne Öffnungszeiten bietet die Buchungsseite keine einzige Uhrzeit an. Sondertage und Betriebsferien gelten für Reservierungen genauso wie für Bestellungen.

   Dashboard, Einstellungen, Zeiten

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   Annahme wählen

   „Ich bestätige selbst“ oder „Automatisch bestätigen“. Selbst bestätigen heißt: der Gast liest „wir melden uns“, und du bestätigst oder lehnst im Board ab. Automatisch heißt: ist ein Tisch frei, steht die Reservierung sofort. Daneben die größte Gruppe online; größere Runden lesen „bitte anrufen“.

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   Zeiten festlegen

   Als Sätze mit einer Auswahl: wie lange ein Tisch als belegt gilt (90 Minuten sind üblich), in welchem Raster Uhrzeiten angeboten werden (gezählt ab der Öffnung), wie kurzfristig und wie weit im Voraus gebucht werden darf und wann die letzte Reservierung vor Schluss beginnt. Unter „Mehr“ steht eine längere Dauer für größere Runden, etwa 150 Minuten ab sechs Personen.

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   Tische prüfen

   Der Bereich Tische zeigt, wie viele Tische mit wie vielen Plätzen es gibt, und führt zu „Tische bearbeiten“. Dort bei jedem Tisch die Platzzahl eintragen; daraus rechnet Flavoso, welche Gruppe wohin passt. Ob Tische zusammengestellt werden dürfen, und wie viele, entscheidest du im Bereich Tische. Dort wählst du auch, was Gäste beim Buchen wählen dürfen: nichts, einen Bereich oder einen Tisch. Das wirkt, sobald deine Tische in einem Tischplan stehen.

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   Gäste

   Ob die Telefonnummer Pflicht ist (sonst reicht die E-Mail) und ob der Gast vor seinem Termin eine Erinnerung bekommt: 2, 4, 24 oder 48 Stunden vorher, oder gar keine. Vorgabe ist ein Tag vorher.

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   Link verteilen

   Unter „Teilen“ den Buchungslink kopieren und auf den Flyer, in die Google-Eintragung und in dein Social-Media-Profil setzen. Oder den Einbettungscode auf die eigene Website setzen.

Wie die Auslastung gerechnet wird#

In Tischen. Eine Gruppe ist online nur dann buchbar, wenn sie an einen freien Tisch passt. Zwei Tische für vier ergeben keinen Tisch für acht, auch wenn acht Plätze frei sind.

Die Plätze eines Tisches trägst du unter Tische und QR ein. Ein Tisch ohne Angabe zählt mit dem Vorgabewert, den du im Bereich Tische unter „Mehr“ einstellst.

Tische zusammenstellen ist erlaubt, sobald du es einschaltest, und nur bis zu der Zahl, die du daneben wählst. Vorher bekommt eine größere Runde „bitte anrufen“ zu lesen, mit deiner Telefonnummer, und du entscheidest am Telefon.

Wie viele Personen daraus höchstens online buchen können, steht als Satz unter der größten Gruppe online. Trägst du dort mehr ein, als dein Raum hergibt, sagt der Satz es dir sofort.

Plätze gleichzeitig ist eine zusätzliche Obergrenze für den ganzen Abend, etwa wenn die Küche vor dem Raum an ihre Grenze kommt. Ohne Tische ist es die einzige Grenze und steht deshalb gleich im Bereich Tische, mit Tischen unter „Mehr“.

Eine Reservierung belegt ihre ganze Dauer, nicht nur ihre Startzeit. Eine Runde von 19:00 bis 20:30 blockiert also auch 19:30 und 20:00.

Größere Runden sitzen länger. Setzt du unter Zeiten, „Mehr“, eine eigene Dauer ab einer Personenzahl, belegt eine solche Runde ihren Tisch entsprechend länger, online wie am Telefon.

Buchen zwei Gäste in derselben Sekunde den letzten Tisch, bekommt ihn genau einer. Der andere liest, dass die Zeit gerade vergeben wurde, und sieht sofort die freien Zeiten, die es noch gibt. Schickt jemand dasselbe Formular zweimal ab, entsteht trotzdem nur eine Reservierung.

Die Stände und was der Gast sieht#

Jede Reservierung hat genau einen Stand, und was du daraus machen kannst, folgt einer festen Regel, im Board, in der App und über die Schnittstelle gleich. Was gerade nicht geht, wird gar nicht erst angeboten.

• Anfrage: nur, wenn du jede Buchung selbst bestätigst. Du bestätigst oder lehnst ab, bis zum Ende ihrer Zeit. Der Gast liest auf seiner Seite „Deine Anfrage ist da“.
• Bestätigt: der Tisch steht. „Angekommen“ geht ab einer Stunde vor Beginn. Der Gast liest „Dein Tisch steht“, am Tag selbst „Heute ist es so weit“ und kurz vorher „Gleich geht es los“.
• Sitzt: nach „Angekommen“. Danach kommt „Gegangen“, oder du nimmst „Angekommen“ zurück. Beides ist ein Angebot, keine Pflicht: wer es nie drückt, sieht eine Reservierung nach ihrem Ende einfach als vorbei.
• Gegangen: die Runde ist fertig. Zurücknehmen geht bis zwölf Stunden nach dem Ende. Der Gast liest „Danke für deinen Besuch“.
• Nicht erschienen: geht erst ab dem Beginn, nie vorher. „Kam doch“ nimmt es zurück, bis zwölf Stunden nach dem Beginn. Der Gast liest neutral „Diese Reservierung ist abgelaufen“, nie einen Vorwurf.
• Abgelehnt: eine Anfrage, für die du keinen Tisch hast. Endgültig. Der Gast liest „Leider kein Tisch frei“ und deine Nachricht, falls du eine geschrieben hast.
• Abgesagt: endgültig, egal wer abgesagt hat. Der Gast liest, ob er selbst abgesagt hat oder ihr, und deine Nachricht, falls es eine gibt. Ein zweites Absagen oder Umstellen gibt es nicht; kommt der Gast doch, trägst du eine neue Reservierung ein.

Der Abend im Board#

Unter Reservierungen steht oben der Tag mit Pfeilen für den Tag davor und danach, „Heute“ und einer Datumswahl, daneben die Zahlen des Tages: Reservierungen, Gäste und offene Anfragen. Darunter stehen die nächsten zwei Wochen als Leiste; gezählt werden dort nur Reservierungen, die noch gelten.

Offene Anfragen stehen als eigener Streifen darüber, egal für welchen Tag, mit Bestätigen und Ablehnen direkt daneben.

Umschalten lässt sich zwischen Liste, Zeitplan und Tischplan, und der Browser merkt sich deine Wahl. Die Liste ist nach Uhrzeit gruppiert. Der Zeitplan zeigt je Tisch eine Zeile über den Abend, von der Öffnung bis zum Schluss, jede Reservierung als Balken, so lang wie ihre Dauer und in der Farbe ihres Stands, und ganz oben eine Zeile „Ohne Tisch“; mit einem Tischplan stehen die Zeilen nach Raum gruppiert. Am Telefon lässt er sich seitlich schieben, ohne dass die Seite mitrutscht. Den Tischplan beschreibt der Abschnitt „Tischplan“ weiter unten.

Jede Karte zeigt Uhrzeit, Name, Personen, die Tische oder „Kein Tisch“, den Stand, den Anlass und ein Zeichen für den Wunsch des Gastes, mit einem Schloss für die Team-Notiz. Hat der Gast in der Erinnerung „Ich komme“ gedrückt, steht „Kommt“ mit einem Haken daran. Ist derselbe Gast (gleiche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) schon einmal nicht erschienen, steht das als „1× nicht erschienen“ dabei.

Je Karte gibt es einen Hauptknopf, der zum Stand passt: bei einer Anfrage Bestätigen und Ablehnen, kurz vor dem Termin Angekommen, bei einer sitzenden Runde Gegangen. Alles Weitere steht im Menü „…“, und dort steht nur, was gerade geht. Nach jeder Aktion schließt es sich.

Ablehnen, Absagen, Nicht erschienen und Löschen fragen vorher nach. Beim Ablehnen und Absagen kannst du dem Gast eine Nachricht mitgeben, die in seiner Mail und auf seiner Seite steht. Beim Absagen wählst du, wer absagt: „Wir müssen absagen“ schickt dem Gast eine Absage, „Der Gast hat abgesagt“ ist für den Anruf, in dem er selbst absagt, und schickt ihm nur die Bestätigung seiner Absage.

Ein Klick auf die Karte öffnet die Schublade, am Rechner rechts, am Telefon von unten: alle Angaben, Anrufen und E-Mail schreiben, die Tische, die Aktionen und der Verlauf. Dort steht, wann die Reservierung angelegt wurde, wer bestätigt hat, wann Tische geändert und welche Mails verschickt wurden, die Erinnerung und ob der Gast bestätigt hat.

Bearbeiten ändert in der Schublade Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Dauer, Name, Telefon, E-Mail, den Wunsch des Gastes und die Team-Notiz. Ändern sich Uhrzeit oder Personenzahl, bekommt der Gast eine Mail, dass seine Reservierung geändert wurde; das Häkchen dafür kannst du abwählen. Ist ein Tisch zur neuen Zeit schon belegt, sagt die Schublade es dir.

Abgesagtes, Abgelehntes und nicht Erschienenes steht gedämpft in einem eigenen Abschnitt unter der Liste, den du aufklappst. Die Suche über der Liste geht über alle Tage, nach Name, Telefon, E-Mail, Nummer, Wunsch des Gastes oder Team-Notiz. Neues erscheint von selbst, ohne Neuladen.

Tische zuweisen#

Der Tisch-Knopf an der Karte oder in der Schublade öffnet die Tischauswahl in einem eigenen Fenster. Sie zeigt alle Tische mit ihren Plätzen, mit einem Tischplan nach Räumen gruppiert. Ein Tisch, den zur Zeit dieser Reservierung schon jemand hat, steht gesperrt da, mit Name und Uhrzeit dessen, der ihn hat.

Während du wählst, sagt die Auswahl, was die Wahl bedeutet: „4 Personen · 4 Plätze gewählt“, „2 Plätze fehlen“ oder „6 Plätze mehr als nötig“. Wählst du mehr Tische, als du zusammenstellen willst, oder reicht ein gewählter Tisch schon allein, kommt ein Hinweis. Der Vorschlag darüber wählt mit einem Klick die Tische, die Flavoso nehmen würde.

„Übernehmen“ speichert und schließt; Escape oder ein Klick daneben schließen ohne zu speichern. Einen belegten Tisch nimmst du nur bewusst: mit „Belegte Tische trotzdem wählbar“ wird er wählbar, und der Tisch ist dann doppelt vergeben.

Geprüft wird auch auf dem Server: ein Tisch muss zu deinem Betrieb gehören, und ein belegter geht nur, wenn du es so gewählt hast. Wird ein Tisch gelöscht, verschwindet er auch aus den Reservierungen, die ihn hatten.

Tischplan#

Steht unter Tische ein Tischplan (siehe das Kapitel „Tische und QR-Codes“), hat das Board eine dritte Ansicht: Tischplan. Oben wählst du den Raum, darunter stellst du mit dem Zeitschieber die Uhrzeit ein, in Viertelstunden von der Öffnung bis zum Schluss. „Jetzt“ springt zurück zur Uhr.

Jeder Tisch zeigt, wie es zu dieser Uhrzeit an ihm aussieht, farbig, die Legende steht darüber: angefragt (gestrichelt), reserviert, sitzt, bald frei in der letzten halben Stunde einer sitzenden Runde und überfällig, wenn eine Runde zehn Minuten nach Beginn noch nicht da ist; überfällig zeigt der Plan nur zur jetzigen Uhrzeit. Unter dem Namen steht, wer kommt, etwa „19:00 · 4“, an einem freien Tisch „bis 20:00“, wenn dort später jemand sitzt. Stehen zur selben Zeit zwei Runden an einem Tisch, ist er rot umrandet.

Ein Klick auf einen Tisch zeigt daneben, am Telefon darunter, seine Reservierungen an diesem Tag. Jede öffnet die Schublade, und „Umsetzen“ bringt sie an einen anderen Tisch. Unter „Reservierung hierher setzen“ stehen die Runden des Tages ohne Tisch; ein Klick setzt eine davon an diesen Tisch.

Runden ohne Tisch zur gewählten Uhrzeit stehen über dem Plan. Tipp eine an und dann den Tisch, am Rechner ziehst du sie auch direkt darauf. Tische, die zu der Zeit belegt oder zu klein sind, werden dabei blass. Antippen lässt sich trotzdem jeder: ist er zu klein, fragt Flavoso nach, und ist er belegt, nennt die Rückfrage, wer ihn hat, bevor du ihn doppelt vergibst. Der Server prüft dasselbe wie bei der Tischauswahl.

Mit Räumen gruppieren auch die Tischauswahl und der Zeitplan ihre Tische nach Raum. Hat ein Gast beim Buchen einen Bereich gewählt, steht das an seiner Karte und in der Schublade, etwa „Wunsch: Terrasse“, bis er dort einen Tisch hat. Bekommt er einen Tisch in einem anderen Raum, steht es gelb da.

Was Gäste beim Buchen wählen dürfen, stellst du unter Einstellungen, Reservierungen, im Bereich Tische ein, oder im Tischplan selbst: nichts (du verteilst die Tische), einen Bereich, etwa Innenraum oder Terrasse, oder einen Tisch. Ein Bereich braucht mindestens zwei Räume, die Gäste wählen dürfen, ein Tisch braucht Tische im Plan; fehlt das, sagt ein Satz unter der Auswahl, warum Gäste noch nichts sehen.

Auf der Buchungsseite kommt die Wahl nach der Uhrzeit. Beim Bereich sieht der Gast die Räume mit „frei“ oder „ausgebucht“, beim Tisch den Plan des Raums: freie Tische zum Antippen, belegte, zu kleine und nicht online buchbare grau. „Egal“ lässt das Restaurant wählen. Angeboten wird nur, was online buchbar ist und zur Gruppe passt, und zusammengestellt werden Tische nur innerhalb eines Raums.

Nehmen zwei Gäste in derselben Sekunde denselben Tisch, bekommt ihn genau einer. Der andere liest, dass der Tisch gerade vergeben wurde, sieht sofort, was noch frei ist, und seine Angaben bleiben stehen. Für einen Bereich, in dem gerade der letzte Tisch weggeht, gilt dasselbe.

Anrufe und Gäste ohne Reservierung#

„Neue Reservierung“ oben im Board öffnet das Formular für Anrufe. Datum, Personen und Uhrzeit wählst du aus demselben Raster, das der Gast auf der Buchungsseite sieht, und die passenden freien Tische sind gleich vorgewählt. Für den Sonderfall, etwa eine geschlossene Gesellschaft, trägst du unter „Andere Uhrzeit“ eine beliebige Zeit ein; ist zu dieser Zeit kein Tisch frei, warnt das Formular, eintragen geht trotzdem. Für Text gibt es zwei Felder: „Wunsch des Gastes“ steht in seiner Bestätigung und auf seiner Seite, die „Team-Notiz“ sieht nur das Team, im Board und in der App.

Trägst du eine E-Mail-Adresse ein, bekommt der Gast dieselbe Bestätigung wie bei einer Online-Buchung, samt Link zu seiner Reservierung und Erinnerung.

„Gast ohne Reservierung“ ist für alle, die einfach hereinkommen: Personen und Tisch, der Name ist freiwillig. Die Runde sitzt ab sofort und belegt ihren Tisch, damit ihn online niemand zur selben Zeit bucht.

Die Uhrzeit gilt immer in der Zeitzone deines Betriebs, auch nach der Zeitumstellung und auch, wenn du von unterwegs einträgst.

Wenn der Gast ändern möchte#

Auf der Seite seiner Reservierung kann der Gast „Ändern“ wählen: andere Uhrzeit, anderer Tag oder andere Personenzahl, mit derselben Auswahl wie beim Buchen. Es gelten dieselben Grenzen wie dort, und sein bisheriger Platz zählt dabei als frei.

Bestätigst du jede Buchung selbst, wird daraus ein Wunsch: die bestehende Reservierung gilt weiter, und an der Karte steht etwa „Änderungswunsch: 19:30 statt 19:00, 4 statt 2 Personen“ mit Annehmen und Ablehnen. Annehmen prüft noch einmal, ob ein Tisch frei ist. Der Gast bekommt in beiden Fällen eine Mail. Bestätigst du automatisch, wird die Änderung sofort übernommen, und er bekommt die Mail „geändert“.

Ändern geht online bis zum Vorlauf vor Beginn, den du unter Zeiten eingestellt hast. Danach, und für Gruppen über der größten Gruppe online, bleiben dem Gast Absagen und Anrufen. Einen offenen Wunsch kann er jederzeit vor Beginn zurückziehen.

Passen die bisherigen Tische nach einer Änderung nicht mehr, werden sie freigegeben, und die Karte zeigt „Kein Tisch“.

Erinnerung mit „Ich komme“#

Vor dem Termin bekommt der Gast eine Erinnerung, so viele Stunden vorher, wie du eingestellt hast, Vorgabe ein Tag. Sie geht nur an bestätigte Reservierungen, genau einmal, und nicht an jemanden, der erst nach diesem Zeitpunkt gebucht hat.

In der Erinnerung stehen zwei Knöpfe: „Ich komme“ und „Absagen“. Drückt er „Ich komme“, steht an seiner Karte im Board „Kommt“ mit einem Haken. Beide öffnen die Seite seiner Reservierung mit einer Frage und einem großen Knopf; erst sein Klick dort zählt. So löst kein Postfach etwas aus, das Links von sich aus öffnet, auch keines, das sie in einem echten Browser prüft.

Verschickt wird ohne dein Zutun: alle fünf Minuten sieht Flavoso nach, was fällig ist. Einrichten musst du dafür nichts.

Was der Gast bekommt#

Nach dem Absenden sieht der Gast eine Zusammenfassung mit Tag, Uhrzeit, Personen, Namen und Reservierungsnummer, dazu „Zum Kalender hinzufügen“ und „Reservierung ansehen“. Dieselben Angaben bekommt er sofort per Mail.

Jede Mail kommt im Auftritt deines Restaurants: als Absender dein Name, oben dein Logo oder dein Anfangsbuchstabe, die Knöpfe in deiner Markenfarbe, die Angaben als kleine Tabelle, unten deine Anschrift und dein Kontakt. Sie kommt in der Sprache, in der er gebucht hat. Antwortet er, geht die Antwort an die E-Mail-Adresse, die du unter Kontakt und Recht hinterlegt hast.

Eine Mail bekommt er bei jedem Schritt, der ihn betrifft: bestätigt, abgelehnt, von euch abgesagt, die Quittung seiner eigenen Absage, geändert, Änderung angefragt, Änderung abgelehnt, und die Erinnerung. Angekommen, Gegangen und Nicht erschienen schicken nichts.

Der Knopf in jeder Mail führt auf die Seite seiner Reservierung, in Farbe und mit Logo deines Restaurants. Am Rechner steht links die Reservierung mit Stand, Datum, Uhrzeit, Personen, Name und Nummer, darunter gleich große Knöpfe: „In den Kalender“, „Ändern“ und „Absagen“. Rechts steht dein Restaurant mit Adresse, Route, Telefon und Speisekarte. Am Telefon steht es darunter.

Jeder Stand hat dort seinen eigenen Satz: angefragt, bestätigt, Änderung angefragt, heute, gleich, jetzt, vorbei mit Dank und „Wieder reservieren“, abgelaufen, abgelehnt, von ihm abgesagt, von euch abgesagt mit deiner Nachricht, und vom Restaurant entfernt.

Der Link „Absagen“ in der Mail öffnet die Seite seiner Reservierung mit der Frage, ob er absagen möchte, und einem großen Knopf „Ja, absagen“. Erst dieser Klick sagt ab, nie schon das Öffnen der Adresse. Absagen geht bis zum Beginn, danach soll er anrufen. Er bekommt eine Quittung, und du eine Meldung.

Den Kalendereintrag gibt es, solange die Reservierung gilt, und die Datei heißt in seiner Sprache. Für eine abgesagte, abgelehnte oder vergangene Reservierung gibt es stattdessen einen kurzen Satz.

Am Fuß der Seite stehen dein Impressum und deine Datenschutzerklärung, wie auf der Bestellseite. Dazu dezent „Reservierung über Flavoso“ auf der Seite, „Gesendet über Flavoso“ im Fuß der Mails und „via Flavoso“ hinter deinem Namen im Absender; im Premium-Tarif nichts davon.

Absagen oder löschen#

Absagen und Löschen sind zwei verschiedene Dinge. Eine kommende Reservierung wird abgesagt: der Gast bekommt eine Mail, der Tisch wird frei, und die Reservierung bleibt als Beleg stehen.

Löschen geht für Reservierungen, die abgelehnt, abgesagt, vorbei oder nicht erschienen sind, und für alles, dessen Zeit um ist. Dabei werden Name, Telefon, E-Mail, der Wunsch des Gastes und die Team-Notiz entfernt, und die Reservierung verschwindet aus Board, App, Export und Zahlen.

Öffnet der Gast danach seinen Link, liest er „Diese Reservierung wurde vom Restaurant entfernt“, mit Name, Logo, Telefon und Adresse deines Restaurants und einem Knopf für eine neue Reservierung. Nur ein Link, den es nie gab, führt auf eine neutrale Seite.